Клиент: Эстетический центр MEDART

О возможностях автоматизации бизнеса мы узнали на семинаре «Первого БИТа». Учет в нашем центре мы вели вручную, на бумаге. Это было неудобно как для наших сотрудников, так и для клиентов. Поэтому было принято решение о внедрении специализированной системы учета. Поскольку «Первый БИТ» предлагал готовый программный продукт БИТ.Красота, удовлетворявший всем нашим потребностям, мы поручили работу над проектом специалистам «Первого БИТа». Благодаря новой системе существенно проще стала работа администратора, а мне, как директору, стало гораздо удобнее анализировать деятельность компании. Запись на прием ведется в программе, что позволяет нам анализировать загруженность каждого сотрудника. Быстрее рассчитывается заработная плата. Легко контролировать остатки на складе.

В наших ближайших планах – запуск SMS-рассылки для клиентов. 

Виктория Славцова,
директор Эстетического центра MEDART

Информация о заказчике

Эстетический центр MEDART работает с января 2015 года. Центр предоставляет жителям Алматы косметологические услуги чистки, пилинга, массажа лица, а также эстетической медицины: мезотерапии, биоревитализации, контурной пластики, плазмолифтинга. Центр располагает 5 современными лазерами для ухода за кожей лица и 3 аппаратами для ухода за телом. Сотрудники центра регулярно повышают квалификацию как в Казахстане, так и на зарубежных курсах в Израиле, Испании.

Цели и задачи проекта

Перед центром MEDART стояли задачи:

• Упростить ведение записи клиентов на прием, исключить накладки и ошибки, связанные с человеческим фактором;
• Поднять качество складского учета материалов и запасов;
• Наладить точный расчет заработной платы персоналу с учетом отработанного времени;
• Получать актуальную и полную управленческую отчетность о деятельности центра.

Описание проекта

Эстетический центр MEDART нуждался в модернизации системы оперативного учета. Запись клиентов на процедуры выполнялась в бумажном журнале. Возрастал риск возникновения накладок, одновременной записи двух посетителей к одному специалисту и другим ошибкам, связанным с человеческим фактором. Это негативно сказывалось на лояльности клиентов центра.

Кроме того, отсутствовала полноценная система учета склада. Невозможно было оперативно уточнить остатки материалов, чтобы своевременно выполнить дозаказ. Инвентаризация отнимала значительное время.

Ручной расчет заработной платы персоналу также вызывал затруднения. При расчете учитывались как отработанные специалистом часы, так и проведенные процедуры и их себестоимость, поэтому для получения результата требовались сложные вычисления и проверки. Это занимало значительное время, а результат был подвержен ошибкам, связанным с человеческим фактором.

Невозможно было оперативно получить актуальные отчеты по работе центра. Это усложняло планирование работы и снижало управляемость организации.

Для решения поставленных задач руководитель центра MEDART обратился к специалистам компании «Первый БИТ». Выбор интегратора был обусловлен наличием оптимально подходящего для автоматизации программного продукта – БИТ.Красота.

Благодаря удобной электронной записи центр исключил накладки и ошибки в работе администратора, связанные с человеческим фактором. Информационная база позволяет хранить данные о клиентах и расписании приема. Эти данные помогают быстро выполнить анализ загруженности сотрудников и планировать их работу.

Нормативы расхода материалов, заданные в программе, позволяют центру автоматически списывать их при проведении процедур. Складской учет дает возможность постоянно держать под контролем остатки материалов и своевременно выполнять заказ, чтобы избежать дефицита. Инвентаризация выполняется значительно быстрее.

Ускорен был и расчет заработной платы сотрудникам центра. Для расчета не требуется производить сложных вычислений и проверять точность данных. Зарплата рассчитывается на основе имеющейся учетной информации и занимает не более 10 минут. Минимизировано влияние человеческого фактора на процесс расчета.

Программное решение позволило оперативно получать отчеты по эффективности работы центра и каждого сотрудника, движению денежных средств и материалов, а также другие необходимые сведения. Актуальная отчетность помогает руководству принимать своевременные и взвешенные управленческие решения.

Для сотрудников центра было проведено обучение работе в новом программном обеспечении.

Результаты проекта

• Исключены накладки и ошибки администратора, связанные с человеческим фактором;
• Ускорено обслуживание на ресепшене, ускорена запись клиентов на прием;
• Надежный складской учет исключил ситуации дефицита и несвоевременного оформления закупок, что помогает избежать простоев, а также обеспечил быстрое выполнение инвентаризации;
• Повышена точность расчета заработной платы и себестоимости услуг, минимизированы финансовые потери предприятия;
• Время расчета зарплаты по всем сотрудникам сокращено с 1 часа до 10 минут;
• Налажено оперативное формирование управленческой отчетности, которая помогает повышать управляемость центром и его прибыльность.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ, Алматы
проспект Абая, 68/70, офис 441
+7 (727) 266-70-80

Заказчик проекта:
Эстетический центр MEDART (ТОО «Медарткз»)

Отрасль:
Медицина и красота

Специфика:
Эстетический центр

Масштаб деятельности:
Эстетический центр MEDART ведет свою деятельность с 2015 года. Клиенты центра могут получить здесь косметологические услуги и услуги эстетической медицины. Современная аппаратура для ухода за кожей лица и тела позволяет центру поддерживать высокое качество сервиса.

Штат:
5

Центральный офис:
Алматы

Бизнес-задачи:
Продажи, CRM и маркетинг,
Персонал и кадровый учет,
Поставки и запасы

Программный продукт:
БИТ.Красота

Автоматизировано рабочих мест:
2

Автоматизированные структурные единицы:
Администратор, Директор

Продолжительность проекта:
1 месяц