Закрывающие документы в строительстве. Чек-лист

Строительная сфера контролируется многими надзорными структурами, включая и налоговую, что требует предоставления в такие структуры разных актов, отчетов и прочих документов.

В числе таких документов присутствуют разнообразные формы КС, а также документация, составленная в произвольном формате. В законодательстве нет понятия «закрывающие документы», под ними обычно понимают комплект бумаг (первичных документов), подтверждающий что обязательства по договору выполнены одной стороной и приняты другой стороной, произведены оплаты и отражены факты хозяйственной деятельности в учетах. Для заказчика такие документы являются подтверждением произведенных затрат, а для исполнителя — обоснованием себестоимости выполненных работ, договорной стоимости и прочих показателей. Наличие корректно оформленных первичных документов имеет приоритетное значение при налоговых проверках, и урегулированию возможных разногласий сторон.

Чек-лист закрывающих документов по строительству

Рассмотрим, какие документы, закрывающие строительные работы, должны быть оформлены, чтобы избежать проблем.

Краткий чек-лист по оформлению КС‑2 и КС‑3:

• КС‑2 составляется по завершении этапа работ на основании Журнала учета выполненных работ (форма КС‑6а).
• В КС‑2 подробно указываются виды работ, объемы, единицы измерения, цена за единицу и стоимость по каждому виду работ.
• КС‑3 оформляется на основании подписанных актов КС‑2 и отражает стоимость выполненных работ и затрат за отчетный период и нарастающим итогом.
• Все формы подписываются уполномоченными представителями подрядчика и заказчика, имеющими право подписи.
• Реквизиты сторон (наименование, ИНН, адрес договора, номер и дата договора) должны быть заполнены корректно и в полном объеме.

При документальном оформлении выполненных работ (оказанных услуг) строительная компания может использовать унифицированные формы актов (КС-2, КС-3) либо собственные формы актов, утвержденные в учетной политике и отвечающие требованиям к первичным документам. Унифицированные формы КС-2 и КС-3 утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100 и широко применяются в строительстве, но их использование не является строго обязательным по закону. Организация вправе разработать свои формы, если они содержат обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете». Для учета расходов и затрат можно оформить акты выполненных работ по собственной форме с обязательным указанием реквизитов первичной документации. При этом в строительной отрасли формы КС-2 и КС-3 остаются стандартом делового оборота, так как их часто требуются заказчики, банки и налоговые инспекции при проверках. В связи с чем  целесообразно дублировать информацию в формате КС-2 и КС-3 не смотря на наличие своих форм. Важно указать:

• название и дата составления определенного документа;
• название экономического субъекта, принимающего участие в составлении акта;
• содержание и расходы на факт хозяйственной жизни;
• должность ответственного лица;
• подписи лиц с прописыванием ФИО и прочих реквизитов, необходимых для идентификации.

Также важно документально подтвердить все произведенные расходы на строительство, при этом они должны быть сгруппированы по основным видам затрат. На практике структура затрат, отражаемая в сметах и в форме КС‑3, включает:

• стоимость строительных работ;
• стоимость монтажных работ;
• стоимость оборудования, в том числе не требующего монтажа;
• стоимость оборудования, требующего монтажа;
• прочие затраты, связанные со строительством (пусконаладочные работы, услуги сторонних организаций и т.п.).

При этом значимым является момент, кто именно выполнял работы — сторонняя строительная фирма или компания сама осуществляла строительство.

Кроме форм КС, задействованы также документы, цель которых заключается в фиксировании передачи и использования:

• стройматериалов (различные накладные, ведомости, карты по лимитам и др.);
• временных объектов (накладные, акты приема-передачи и пр.);
• спецтехники (акты, путевые листы).

Важно сохранять все документы после завершения проекта. Срок хранения первичных учетных документов, к которым относятся и формы КС‑2, КС‑3, определяется Федеральным законом № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» и не может быть менее 5 лет после отчетного года, в котором они были составлены. На практике исполнителю работ целесообразно хранить КС‑2, КС‑3 не менее 5 лет с момента окончания договора, а заказчику — не менее 4–5 лет после отчетного периода, в котором объект основных средств был списан с баланса или реализован, с учетом общих сроков налоговой проверки и внутренней учетной политики организации.

В практической деятельности закрывающие документы в строительстве требуют большого количества согласований, включая как внешние (с заказчиком), так и внутренние (с бригадирами, между своими подразделениями, с инженерами и т.д.). Однако большинство процессов можно ускорить и автоматизировать.

Как быстро составлять закрывающие документы

Комплексным решением для строительных компаний станет внедрение модульного программного обеспечения БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО. Система позволяет автоматизировать подготовку актов КС‑2, справок КС‑3 и других закрывающих документов, формировать их на основании фактических объемов работ и сметных данных, а также минимизировать ошибки при заполнении реквизитов.

Данная система автоматизации обладает всеми необходимыми функциями и откроет для строительной организации такие возможности, как:

• ведение учета и организация отчетности по конкретным объектам строительства;
• формирование бюджета по каждому строительному объекту;
• контроль фактических затрат;
• мониторинг движения материалов;
• получение достоверной информации о себестоимости строительства;
• сокращение нецелевого расходования финансов.

Также руководитель сможет принять оперативное решение на основании рентабельности объекта.

Система оснащена гибкой архитектурой, что позволяет подобрать оптимальные модули под конкретные задачи с учетом специфики:

• подрядчики;
• заказчики-застройщики;
• инвесторы;
• девелоперы.

Чек-лист закрывающих документов по объекту строительства

• договор подряда и дополнительные соглашения;
• локальные сметы и сводная сметная документация;
• акты КС‑2 по этапам работ;
• справки КС‑3 по отчетным периодам;
• журнал учета выполненных работ (форма КС‑6а) и общий журнал работ (КС‑6);
• акты скрытых работ, исполнительные схемы и чертежи, паспорта материалов, протоколы испытаний;
• акты по временным сооружениям (КС‑8, КС‑9), при необходимости;
• акты приемки объекта (КС‑11, КС‑14) при завершении строительства;
• первичные документы по материалам и спецтехнике (накладные, акты передачи, путевые листы).