Организация казначейства на предприятии
Пандемия стала стресс-тестом для бизнеса. В период кризиса топ-менеджменту особенно важно видеть разницу между денежными потоками и прибылью, так как может сложиться ситуация, что прибыль есть, а денег нет.
Что происходит с бизнесом во время кризиса? Сокращение спроса, снижение платёжеспособности клиентов, резкая просадка рынков и, соответственно, денежного потока. В такой ситуации компании начинают задумываться о сокращении статей затрат, чтобы получить небольшую «подушку безопасности», но здесь важно понимать, что излишняя экономия может нанести вред бизнесу, как пример резкое падение продаж из-за производства товара низкого качества, по причине смены поставщиков материалов по более низкой цене. На первый план в данной ситуации должна выходить задача по управлению денежным потоком для формирования «запаса прочности» в условиях экономической нестабильности.
Важно, чтобы поток был плюсовой и денежные средства поступали регулярно, мы говорим не только о размере денег на счетах, но и другом капитале, который может находиться в:
- товарных запасах на складах;
- дебиторской задолженности;
- в недвижимости и других активах.
Чтобы обеспечить бизнес источниками денежных средств, рекомендуем сосредоточиться на управлении денежным потоком в следующих направлениях:
- Ежедневное управление деньгами;
- Регулярный мониторинг затрат, устранение статей расходов, которые могут привести к банкротству фирмы;
- Управление товарными запасами;
- Проработка дебиторской задолженности;
- Выбор банка и работа с ним;
- Пересмотр инвестиционной и финансовой деятельности.
|
ИДЕЯ КОРОТКО Чтобы выжить во время кризиса, компании должны перенести фокус внимания на управление денежными средствами. |
ИЗМЕНЕНИЕ ПОВЕДЕНИЯ Контроль обязательств по договорам Необходимо прогнозировать поступления и выплаты, чтобы не допустить кассовых разрывов и издержек за неисполнение обязательств. Работа с дебиторской задолженностью Установить в учетной системе 1С автозапрет на отгрузку клиентам с дебиторской задолженностью (как это сделать подскажут наши специалисты). Согласование платежей В режиме «самоизоляции» процессы согласования платежей могут быть затруднены. |
СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ОТВЕТ Важно найти инструмент для
Excel не подойдет тем, кто хочет быстро получить и проанализировать информацию в разных разрезах. |
Для решения задач оперативного планирования и управления денежными потоками, контроля использования денежных средств многие компании выделяют в структуре финансовой службы подразделения Казначейства.
Казначейство помогает сохранить баланс между поддержанием текущей платежеспособности и получением дополнительной прибыли от использования свободных денежных средств.
|
Недостаток денежных средств на расчетных счетах и в кассе |
Большой объем свободных денежных средств на расчетных счетах и в кассе |
Начисление штрафов, пеней, неустоек, ухудшение кредитной истории, потеря деловой репутации, дополнительные издержки для устранения нежелательных последствий |
Упущенная выгода, т.к. предприятие могло бы получить дополнительную прибыль от вложения денежных средств |
Задачи, решаемые автоматизацией казначейства:
- эффективность системы планирования и контроля финансовых потоков;
- обеспечение контроля лимитов по бюджетам, простота контроля исполнения бюджетов и платёжного календаря;
- расстановка приоритетов, очередности платежей, крайних сроков оплаты;
- оперативное отслеживание план-факта по платежам;
- оперативная информация о движении и остатках денежных средств на счетах и в кассах предприятия в различных разрезах;
- оперативное отслеживание этапов прохождения заявок на оплату;
- увеличение скорости прохождения платежей;
- снижение коммуникативных издержек;
- формирование платежного календаря, реестра платежей и отчётов в любых форматах, удобных руководству;
- единая информационная система для бухгалтерского и управленческого учёта.
Эффективно управлять денежными потоками Вам помогут типовые программы 1С, таких как 1С:Управление торговлей, 1С:УНФ, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, а также специализированное решение БИТ.ФИНАНС.
Наверняка у вас уже стоит одно из таких решений. Звоните, наши специалисты помогут вам настроить необходимые отчеты и провести обучение по планированию движения денежных средств.
Практические инструменты для управления денежными средствами в типовых решениях 1С
Чтобы снабдить бизнес инструментами для контроля, рассмотрим типовой функционал программ 1С, позволяющий получать информацию в наглядном виде и выполнять функции казначея, даже если в организации отсутствует финансовая служба.
Примеры подготовлены для программных продуктов:
- 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
- 1С: Управление торговлей, редакция 3.4 (аналогичные инструменты в 1С:Комплексная автоматизация)
- БИТ:ФИНАНС на базе 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0
Участники прямого эфира смогут получить индивидуальные рекомендации по организации процесса планирования бюджетов.
Казначейство и учет денежных средств в 1С: Бухгалтерия, редакция 3.0
Для оперативного управления денежными средствами предприятия, формирования графиков платежей и контроля его своевременного исполнения предлагается использовать платежный календарь.
Платежный календарь
Путь: Подсистема Руководителю >> Блок Планирование >> Платежный календарь
Данные Платежного календаря формируются автоматически на основе ожидаемых оплат от покупателей, планируемых платежей по налогам и сборам, планируемых оплат поставщикам и выплат по заработной плате. Предусмотрен быстрый переход из Платежного календаря к расшифровке составляющих (один клик по соответствующему разделу).
Форма «Ожидаемые оплаты от покупателей»
Форма «Оплата налогов и сборов»
Форма «Оплата поставщикам»
Форма «Оплата задолженностей по заработной плате»
Казначейство и учет денежных средств в 1С: Управление торговлей, редакция 3.4
1С:Комплексная автоматизация имеет похожий функционал, но более расширенные настройки.
Настройка учета заявок на расходование ДС
Путь: Подсистема НСИ и Администрирование >> Настройка НСИ и разделов >> Казначейство и взаиморасчеты
Подсистема «Казначейство»
Документ «Заявка на расходование ДС»
Для регистрации намерений по расходованию ДС предусмотрен документ Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания определяются предопределенными видами операций документа.
Использование заявок на расходование ДС позволяет:
- отразить потребность на денежные средства со стороны подразделений;
- спланировать расход ДС, сформировать платежный календарь;
- предотвратить несогласованные выплаты денег;
- проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.
Платежный календарь
Казначейство и учет денежных средств в БИТ.ФИНАНС на базе 1С: Бухгалтерия, редакция 3.0
Подсистема «Казначейство»
В решении «БИТ.ФИНАНС» организован полный цикл планирования и управления денежными средствами организации. Это позволяет увязать в рамках единой цепочки работу менеджеров, финансистов, казначеев и бухгалтеров, значительно повысить оперативность принятия решений при большом потоке платежей.
Документ «Заявка на расходование ДС»
Документ служит для планирования единовременных платежей.
Можно оплачивать заявку двумя и более платежами, для этого нужно зайти в раздел «Оплата» документа Заявка на расходование денежных средств и скорректировать отображаемую там платежную позицию до суммы первого транша. При создание второго документа Платежная позиция, сумма рассчитается автоматически, как разность сумм документа Заявка на расходование ДС и первого транша.
Если заявку на расходование денежных средств не планируется оплачивать, то на основание её можно ввести документ Закрытие документов планирования, который закроет, как заявку, так и все неоплаченные платежные позиции по ней.
Казначей или пользователь, ответственный за проведение платежей, создает документ Реестр платежей (подсистема Казначейство >> Реестр платежей), который предназначен для формирования платежных документов на основании утвержденных заявок на расходование денежных средств.
Реестр платежей
Платежный календарь
Составление платежного календаря позволяет заранее выявить недостаток денежных средств, необходимых для проведения расчетов. Финансовый менеджер (казначей) может осуществлять корректировку плана поступления платежей с учетом изменившейся ситуации и расставлять приоритеты в оплате.
Документ «Списание с расчетного счета»
Документы Списание с расчетного счета и Расходный кассовый ордер создаются на основании заявок на расходование денежных средств (с помощью обработок «Формирование платежных документов», «Рабочее место казначея» или в документе «Реестр платежей»).
Подсистема «Бюджетирование»
БИТ.ФИНАНС позволяет вводить неограниченное количество бюджетов разных видов:
- операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет закупок и др.)
- основные бюджеты (БДДС, БДР)
- вспомогательные бюджеты (инвестиционный план, кредитный план и др.)
Набор и структуру бюджетов пользователь может разработать самостоятельно.
Документ «Форма ввода бюджета»
Путь: подсистема Бюджетирование >> команда Панели навигации «Форма ввода бюджета».
Документ представляет собой универсальный конструктор ввода бюджета.
На закладке Данные бюджета вводятся планируемые обороты (доходы и расходы, поступления и выплаты) в разрезе статей, ЦФО и других аналитик бюджетирования.
Документ «Установка контрольных значений»
При ведении бюджетирования в компании может возникнуть потребность в контроле расходования денежных средств, контроле планируемых затрат в соответствии с утвержденным бюджетом.
Для установки значений, в соответствии с которыми будут контролироваться суммы расходов по заявкам на расходование денежных средств, графики договоров и (или) суммы оборотов по отдельным бюджетам, в конфигурации предназначен документ «Установка контрольных значений».
Отчет «Отчет по бюджету (остатки по счетам)»
Отчет предназначен для анализа оборотов по доходам и расходам (поступлениям и выплатам) в разрезе различных аналитик бюджетирования.
Остались вопросы или нужна помощь в выборе программы для организации казначейства? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
