Сотрудникам предоставляют ежегодные отпуска, при этом сохраняя за ними рабочее место и средний заработок (ст. 114 ТК). В 1С:ЗУП 8 ред. 3 есть возможность учитывать право на отпуск и рассчитывать остаток отпусков. Расскажем о нескольких важных моментах при оформлении отпуска в программе.
Оформление отпуска, который будет с первого числа месяца
В 1С:ЗУП 8 ред. 3 есть возможность регистрировать отпуск, для чего оформляется документ «Отпуск».
По ст. 136 ТК, оплата отпуска должна быть не позже, чем за 3 дня до начала периода отдыха. Когда работник идет в отпуск в начале июня, документ оформляется в конце мая — не позже, чем за три дня до начала отпуска (месяц регистрации и дата выплаты — май).
При исчислении отпуска с суммы выплаты рассчитывается НДФЛ на планируемую дату выплаты, которая указывается в документе «Отпуск». Удержание налога производится в дату выплаты дохода по факту, в соответствии с документом «Ведомость» на выдачу отпускных.
Когда начисление и выплата отпускных проведены в мае, в отчетах 6-НДФЛ и РСВ сумма дохода отражается именно за май (в отчетах за полугодие).
Важно! Когда работник идет в отпуск с первого числа месяца, при исчислении выплаты последний месяц расчетного периода он отработал не полностью (когда в документе не поставили флажок «Рассчитать зарплату за месяц»). После окончательного исчисления зарплаты за соответствующий месяц надо пересчитать документ «Отпуск» с учетом отработанного месяца. К примеру, произвести пересчет документа «Отпуск» за май в июне. Полученные суммы пересчета и удержанного налога (после проведения ведомости на выдачу) с отпуска будут указаны в отчетах 6-НДФЛ и РСВ за июнь (в отчетах за полугодие).
В документе «Отпуск» во вкладке «Основной отпуск» нельзя указать несколько периодов по строчке «Предоставляется за периоды работы с/по»
В 1С:ЗУП 8 ред. 3 предусматривается автоматическое отображение периода работы, за который предоставляют основной отпуск, согласно трудовому законодательству.
По ст. 122 ТК, оплачиваемый отпуск предоставляют работнику ежегодно. Право на получение отпуска за первый год работы появляется у работника по истечении 6-ти мес. его непрерывной работы в компании. Отпуск за следующие годы могут предоставлять в любое время рабочего года согласно очередности предоставления отпусков.
В исключительных ситуациях, если уход сотрудника в отпуск в текущем году негативно отразится на нормальном ходе деятельности компании, разрешается с согласия сотрудника перенести отпуск на следующий рабочий год. При этом отпуск нужно использовать не позже 12-ти мес. по завершении рабочего года, за который его предоставляют (ст. 124 ТК).
При формировании документа «Отпуск» с проставлением количества фактических дней отпуска программа в автоматическом режиме указывает общий период работы сотрудника, за который ему предоставляют основной отпуск по строчке «Предоставляется за период работы с/по» с учетом накопленного остатка отпускных дней.
Чтобы просмотреть сведения об остатках отпусков работника в разрезе рабочих лет, пользователь использует гиперссылку «Как сотрудник использовал отпуск».
Важно! По ст. 124 ТК, запрещено не предоставлять ежегодный отпуск в течение 2-х лет подряд, а также не предоставлять ежегодный отпуск несовершеннолетним сотрудникам и работникам, трудящимся во вредных или опасных условиях труда.
Указание в документе «Отпуск» нескольких периодов работы, за который предоставляют ежегодный отпуск, противоречит законодательству в сфере труда.
Учет периодов нетрудоспособности при исчислении отпуска
По ст. 124 ТК, ежегодный отпуск работника продлевают или переносят на другой период при его временной нетрудоспособности.
В 1С:ЗУП 8 ред. 3 в настройках «Расчета зарплаты» есть возможность поставить флажок «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов».
Когда флажок поставили, при пересечении периодов больничного и отпуска в документе «Больничный лист» в автоматическом режиме происходит сторнирование начислений из документа «Отпуск», которые приходятся на период болезни.
Когда флажок сняли (рекомендовано), перерасчет отпуска производится в соответствующем документе-исправлении.
Когда в настройках расчета зарплаты поставили флажок «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов», для верного исчисления НДФЛ и указания в отчетности специалисты рекомендуют:
- продлить отпуск через документ-исправление «Отпуска» с оставлением излишне начисленной суммы по документу;
- сформировать и рассчитать документ «Больничный лист»;
- произвести перерасчет ранее сформированного документа-исправления «Отпуска» после оформления больничного.
