Организуя управленческий учет в строительстве, необходимо учитывать специфику отрасли. Бизнес в строительной сфере отличен от большей части иных видов деятельности сметным характером и составом бюджетных статей. Назовем те особенности финансового управления, которые отражаются на разработке плана и ведении управленческого учета в строительных предприятиях.
Специфика организации управленческого учета в строительстве
При организации управленческого учета необходимо учитывать:
- Непредсказуемость строительного бизнеса
Даже при правильных и своевременных финансовых расчетах планы бюджетирования могут меняться. К примеру, из-за задержки перевода аванса заказчиком могут последовать корректировки не только в сфере денежного планирования, но и в сроках.
Один из важных нюансов – входящие и исходящие платежи должны быть равнозначными. В ином случае рано или поздно фирма окажется в ситуации, когда деньги заказчика уже потрачены, но есть необходимость приобрести стройматериалы. При наличии материальной возможности покупку можно будет провести из бюджета компании. В ином случае придется искать заемные средства.
- Отсутствие типовых соглашений, объектов
В строительном бизнесе чаще всего не бывает ни типовых договоров, ни типовых отдельных объектов. Даже при работе над «обычным» пакетом документации или стандартным проектом, различия будут – в рыночной ситуации, условиях соглашения, геофизических особенностях места работ. Поэтому финансовые параметры каждого договора и объекта приходится просчитывать повторно, несколько раз.
Это лишь малая часть того, что делает финансовое планирование и бюджетирование в строительстве недостаточно точным, трудоемким и требующим временных затрат.
Особенности управления финансами строительства
Финансовыми руководителями стройорганизаций обычно назначаются специалисты с опытом в данной сфере. Например, бывшие директора по развитию или главбухи строительных фирм.
Однако современная тенденция такова, что квалифицированных в сегменте работников уже недостаточно – спрос на «профильные» кадры больше, чем предложение. Поэтому возглавлять компании теперь стали и грамотные мастера иных областей. Профессионалы сталкиваются с необходимостью решать совершенно новые для себя трудовые задачи.
Строительный бизнес должен вестись «особенным» образом по многим причинам.
Основные обстоятельства:
- Важность проектно-сметных документов
Каждый проект сопровождается разработкой большого количества проектно-строительной документации. От того, насколько верно будет оформлена смета еще на стадии проектирования, в результате зависит финансовая успешность готового объекта.
- Длительность цикла инвестирования
От этапа создания проекта и до этапа подписания бумаг государственной службы о приеме здания, может пройти несколько лет.
- Обязательность госрегулирования сферы
Строительство находится под четким контролем у государства. Процедура оформления одного только разрешения на возведение дома в пределах Москвы может растянуться на пару лет. Поэтому заранее точно просчитать затраты на получение обязательного допуска невозможно.
Говоря про управление финансами строительства в России, следует отдельно упомянуть:
- Необходимость достаточной подготовки специалистов
Известно немало случаев, когда попытки интегрировать ценные управленческие технологии, например, по бюджетированию, не увенчивались успехом из-за отсутствия понимания, как их использовать в реальной деятельности предприятия.
В конечном итоге бюджет, составленный недостаточно квалифицированным в данном вопросе специалистом, не применялся при принятии управленческих решений.
Каждая из названных особенностей значительно увеличивает риски реализации проектов строительства. Минимизировать эти риски возможно, внедряя узконаправленные, т.е. предназначенные конкретно для сегмента и учитывающие его нюансы, системы бюджетирования и управленческого учета.
Автоматизация или «ручной» управленческий учет?
Управленческий учет и финансовое планирование в строительстве должны вестись автоматизировано.
Но попробуем рассмотреть обратное на примере: стройорганизация осуществляет бизнес-процессы (такие как закупка материалов, контроль над сроками исполнения работ и любые другие) «вручную». Как только в производстве или у заказчика стройки изменяется ситуация, сотрудники фирмы изменяют условия соглашений, касающиеся денег, ресурсов, временных рамок.
Без корректировки бюджетов и финансовых планов, новых согласований параметров договоров, не обойтись. И все это необходимо выполнить максимально оперативно. «Своими руками» правильно изменить сроки, пересчитать показатели и собрать актуальные данные, непросто. Тогда как программа может справиться с этим и быстро, и безошибочно.
Состав и цели финансового планирования в строительной компании
Финансовое планирование необходимо строительным предприятиям для того, чтобы:
- Формировать по различным направлениям базы для оценки эффективности деятельности компании;
- Своевременно исполнять планы деятельности;
- Осуществлять внутриорганизационную координацию действий на пути к поставленным целям;
- Верно планировать работу организации в данный момент;
- Анализировать и рассчитывать по периодам будущие расходы.
Строительное бюджетирование специфично. Если взять, для примера, бюджетирование в сегменте торговли или производства товаров, то значимыми факторами тут будут внешние ограничения – спрос, поведение потребителей, объемы поставок, текущая емкость рынка. Проанализировав такие данные, специалист сможет разработать бюджеты: управленческих расходов, зарплат, коммерческих затрат, продаж, производства и т.д.
Специфика (технические нюансы, длительность реализации проектов и т.д.) рассматриваемой нами области такова, что:
- Первичным становится бюджет стройки. Т.е. смета затрат проекта c детализацией по типам работ;
- Построить процесс бюджетирования, взяв за основу бюджет продаж, не получится. План продаж не может повлиять на цикл возведения здания. Более того, так как стоимость квадратных метров в готовой многоэтажке на порядок выше, чем, например, на стадии рытья котлована, нужно продавать только то количество «квадратов», которое позволит финансировать стройку на дальнейших этапах.
Прибыль и расходы строительных и инвестирующих в них организаций неразрывно связаны с реализацией проектов. С учетом этого в «базе» бюджета всей фирмы находятся бюджеты отдельных проектов, которые, в свою очередь, состоят из совокупности бюджетов занятых в проектах подразделений.
Соответственно, бюджетирование в строительной отрасли «двойное» – по всему бизнесу и проектное. Бюджеты проектов необходимо разбивать на годовые, квартальные и ежемесячные, учитывая периодичность сверки фактических и плановых сведений.
Бюджет проекта следует разрабатывать по системе «сверху-вниз», т.е. оценивая возможные финансовые результаты и рассчитывая на то, что составленный документ в дальнейшем станет законом организации.
Операционные бюджеты, обязательные для надзора над реализацией проектов, формируются с учетом параметров определенных соглашений, подписанных с поставщиками и подрядчиками, по системе «снизу-вверх». Крайне важно следить за тем, чтобы оба типа утвержденных бюджетов были согласованы между собой.
Реальные сведения о выполнении операционных бюджетов проектов берут, задействовав официальные акты о приемке работ. Поэтому не только непосредственное подписание, но и быстрый учет данных таких документов крайне важен. Тем же путем (по мере подписания соглашений «купли-продажи» недвижимости и поступления информации о сделках) признается прибыль строительного предприятия.
Планирование бюджета в строительстве и контроль исполнения
В России для бюджетирования и финансового планирования нередко используют:
- Программное обеспечение без учета специфики отрасли;
- Электронные средства фиксирования финансовых данных;
- «Допотопные» виртуальные таблицы.
Иными словами, попытки структурировать бизнес в плане финансов предпринимаются. Но значимый минус всех перечисленных и аналогичных им инструментов заключается в том, что в действительности помощь от них минимальная.
Для примера: электронные таблицы финансовых подразделений, «оторванные» от информации договорного подразделения и производственно-технического отдела, утрачивают свою актуальность в самые краткие сроки. А значит дать своевременные сведения в динамике об изменении параметров соглашений и, например, обновлении сроков. Не располагая такими данными, принимать продуманные решения и подводить итоги корректно довольно проблематично.
Специализированные программы автоматизации действуют совершенно иначе: они оказывают быструю помощь в разработке дальнейших планов и демонстрируют факты, сравнивая их с планами.
Автоматизация управленческого учета в строительстве. Программы для управления финансами
Для того чтобы грамотно организовать управленческий учет в строительстве, программа автоматизации жизненно необходима. Она является тем инструментом, который станет безошибочно учитывать и контролировать каждый из указанных нами выше аспектов бюджетирования и финансового планирования.
Обратите внимание: строительным компаниям необходима специальная, а не универсальная система автоматизации.
ПО должно иметь возможности учета:
- Принципов взаимодействий с подрядчиками (без НДС или с НДС);
- Страховых удержаний;
- Авансовых начислений и т.д.
Самое главное: софт должен в случае необходимости за считанные мгновения проводить перерасчет всего проекта. Задачи сотрудников для этого должны сводиться только к тому, чтобы кликать на пару клавиш интерфейса.
Другие требования к возможностям «строительно-финансовых» программ:
- Отражение актуальных сведений о времени выполнения стройработ. Программное обеспечение должно «знать», в какие месяцы и какие именно мероприятия проводятся;
- Оценка предполагаемых сумм денежных зачислений, длительности оплаты после заключения актов осуществленных работ.
Информация должна быть взаимоподчиненной, а не оторванной друг от друга. Программа должна предоставлять достоверные сведения о том, в какие сроки и что именно произойдет. Например, когда завершится или стартует конкретная работа, достаточно ли для нее денег в наличии, от кого ожидать финансовых средств и кому их потребуется перевести. Кроме того, система должна сама оформлять пункты бюджета по движению денег, к которым относятся платежи.
Программы автоматизации строительства упорядочивают процессы ведения управленческого учета, бюджетирования и финансового планирования. Когда начинает вестись непосредственная работа с соглашениями, корректировки расходов на стройматериалы или, например, изменения сроков, больше не вызывают панику. Все поправки в бюджеты вносятся быстро и точно, без длительных перерасчетов «вручную». Это дает значительную экономию времени и финансов.
БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО: управленческий учет
Для автоматизации управленческого учета строительных предприятий в линейке БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО предусмотрен соответствующий модуль.
Функциональные возможности:
- Предоставление актуальных KPI (финансовые показатели), отражающихся на графиках, диаграммах, датчиках;
- Составление финансовых отчетов по GAAP, US/UK, НУ, РСБУ и прочим стандартам;
- Предоставление платежных планов БДЛ, БДР, БДДС;
- Осуществление управленческого учета с высокой степенью аналитики по ЦФО (центрам финансовой ответственности), контрагентам, объектам, договорам, типам затрат и прибыли, проектам.
Модуль одновременно осуществляет учет разного вида, используя общие соглашения и первичную документацию.
БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО: казначейство и бюджетирование
Модуль «Казначейство и бюджетирование» применяется для минимизации числа незапланированных платежей, роста точности консолидации и планирования фактических бюджетов по всей деятельности строительной фирмы, договорам, отдельным проектам.
Полезные функции модуля:
- Разработка прогнозного баланса;
- Контроль над бюджетами: инвестиций, движения денежного потока, доходов и расходов, операционных затрат, продаж и закупок, запасов;
- Плановый и фактический анализ прибыли и затрат, осуществляемый в разрезе ЦФО и возводимых объектов;
- Разработка графиков платежей (для недопущения кассовых разрывов).
Модуль успешно справляется с теми задачами, о которых мы рассказали чуть выше. Он:
- Автоматически, быстро и без ошибок учитывает действия и демонстрирует информацию по бюджетам, актуальную на основании актов о приемке работ;
- Планирует бюджеты «снизу-вверх» и наоборот;
- Формирует бюджеты проектов за все необходимые отрезки времени: годовые, квартальные и ежемесячные.
Установка программ дает возможность значительно увеличить эффективность управления фирмой, получив понятную и удобную систему финансового управления, адаптированную под специфику отрасли.
Из видео вы узнаете о способах эффективного управления финансами и организации успешного планирования движения денежных потоков в строительном бизнесе на примере системы БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО.
Управленческий учет в строительстве: примеры организации в компаниях
Один из клиентов компании «Первый Бит» – ООО «Евроинвест Девелопмент». Исполнитель проводил автоматизацию рабочих мест и внедрил следующие решения из линейки БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО:
Внедренные программные решения, адаптированные под специфику строительной отрасли, позволили добиться следующих результатов:
- Значительно уменьшить время, затрачиваемое на осуществление финансового учета;
- Создать план бюджетирования сметы проекта для надзора над исполнением и соответствием доходности проекта заданным нормам;
- Ввести учет материальных ценностей по возводимым объектам;
- Начать формировать годовые, квартальные и месячные бюджеты проектов;
- Устранить кассовые разрывы за счет настройки контроля платежей;
- Обеспечить быстрое получение управленческой информации, в том числе по движению финансовых средств;
- Реализовать возможность предоставления отчетностей в финансовые организации и комитеты по не типовым формам отчетов.
Также компания-исполнитель провела обучение ответственных пользователей. По объектам строительства был введен план-фактный анализ прибыли и затрат. Бюджеты начали планироваться «снизу-вверх» и «сверху-вниз» – автоматически и безошибочно.
Другой заказчик организации «Первый Бит» – ООО «Скандиа Девелопмент». В ходе проекта было автоматизировано 15 рабочих мест. Примененные программные продукты линейки БИТ.Строительство:
Итоги реализации проекта автоматизации:
- Обеспечение точного расчета зарплат по возводимым объектам;
- Оптимизация налогового учета и бухучета с функциями застройщика-заказчика в соответствии с Федеральным законом 214-ФЗ;
- Автоматизация документооборота;
- Увеличение эффективности учетной деятельности.
Также заметно снизились сроки сбора отчетных данных и формирования отчетов фирмы-заказчика.
Хотите внедрить управленческий учет, соответствующий специфике строительной отрасли, в вашей компании? Обратитесь к специалистам Первого Бита в вашем городе.
