Перед начислением суточных необходимо уточнить, какие расходы считаются связанными с командировкой. Согласно ст. 168 ТК РФ к таким сумма относятся затраты:
- На проезд;
- На съем жилого помещения;
- Произведенные работником по согласованию с вышестоящим начальством;
- Суточные.
Для определения порядка и размера возмещения таких расходов пользуются нормами, прописанными локальным нормативным актом, указанными в коллективном договоре.
При расчетах следует учитывать, что для возмещения НДФЛ (начиная с 2017 г. – для страховых удержаний, кроме взносов на травматизм) суточные начисления освобождаются от налогообложения в случае, если итоговая сумма абз. 12 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 Налогового Кодекса РФ:
- За день нахождения в командировке не выше 700 рублей (в случае пребывания на территории России);
- За день нахождения в загранкомандировке не выше 2500 рублей.
При начислении работодателем суточных в большем размере, чем указано в Налоговом Кодексе Российской Федерации, с суммы превышающей норму удерживается НДФЛ, на нее идут страховые начисления.
В качестве примера рассматривается выплата суточных в программе 1С Бухгалтерия предприятие 3.0.
Оформление выдачи командировочных в 1С
Чтобы выдать денежную компенсацию сотруднику, необходимо найти в меню пункт «Банк и касса». Во вкладке с кассовыми документами создается документ с видом «Выдача наличных».
После создания документа заполняются актуальные реквизиты с указанием:
- Наименования организации (в случае, если в программе ведется учет сразу по ряду предприятий);
- Типа операции. Выбирается – «Выдача подотчетному лицу»;
- Получателя. В графе прописывается фамилия сотрудника, которому делаются начисления командировочных;
- Итоговой суммы.
Форма документа позволяет просмотреть реквизиты подотчетного лица.
После выполнения бухгалтерской проводки проверяется движение документа.
Начисленная сумма закрепляется за сотрудником предприятия. По законодательству он должен отчитаться за израсходованные средства с предоставлением расходных документов.
Оформление авансового отчета
Погашение задолженности сотрудником оформляется в программе с использованием формы «Авансовый отчет».
Документ расположен в подразделе меню «Банк и касса», где создается документ для отчета, заполняются реквизиты. Табличная форма подразделяется на 5 граф.
Во вкладке «Авансы» добавляется строка, выбирается подраздел «Документ аванса», далее выбирается «Выдача наличных», где указывается документ, по которому проводилось начисление командировочных.
В случае, если подотчетное лицо во время командировки приобретало товары, то они указываются во вкладке «Товары».
Для отражения подотчетных сумм, расчетных документов, предоставленных сотрудником предназначена вкладка «Оплата»
Проводки документов отражены на рисунке ниже:
При возврате подотчетным лицом неизрасходованных сумм в кассу, в программе они отражаются как поступление денежных средств. В качестве альтернативного способа можно удержать оставшуюся сумму из заработной платы данного работника.
