Кадровый ЭДО (КЭДО): что это такое, как внедряется и реализуется

22 ноября 2021 года заработал Закон об электронном кадровом документообороте.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

На основании Закона от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ внесены дополнения в ТК — новые статьи 22.1-22.3, в которых раскрывается сущность и порядок внедрения и ведения электронного документооборота в области труда.

Кадровый ЭДО (КЭДО) — создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания их аналогов в бумажном виде (ч. 1 ст. 22.1 ТК).

В частности, законодательством разрешено оформление таких документов в электронном формате без дублирования на бумаге:

• трудовой договор, в т.ч. срочный;
• ученический договор;
• договор о полной материальной ответственности;
• приказ на отпуск;
• распоряжение об отправке в командировку и др.

Соответственно, в электронном формате можно подготовить практически все кадровые документы — за некоторым исключением, указанным в законодательстве.

Запрет на перевод в электронный формат некоторых кадровых документов

Некоторые кадровые документы запрещено переводить в электронный вид (ч. 3 ст. 22.1 ТК). В частности, к ним относятся:

• трудовые книжки;
• акты о несчастном случае по установленной форме;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им.

Указанные документы (исключение — трудовые книжки) нужно по-прежнему формировать в бумажном виде. В отношении трудовых книжек нужно учесть, что они также ведутся в бумажном виде, если сотрудники не подали заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Переход на кадровый ЭДО

Перейти на КЭДО может любой работодатель — компания или ИП на основании добровольного желания. Никто не вправе заставить работодателя в принудительном порядке отказаться от кадрового учета на бумаге.

Для перехода на кадровый ЭДО работодатель разрабатывает и утверждает специальный внутренний нормативный акт, который устанавливает порядок этого перехода. В данном документе должна быть такая информация (ч. 2 ст. 22.2 ТК):

• данные об информационной системе, через которую проводится кадровый ЭДО;
• правила доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• список электронных документов и категорий сотрудников, в отношении которых ведется ЭДО;
• срок сообщения сотрудникам о переходе на ЭДО;
• информация о конкретной дате ввода кадрового ЭДО.

После того, как порядок перехода на кадровый ЭДО будет установлен, работодатель определяет и утверждает сам порядок его ведения.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Работодатель утверждает правила ведения кадрового ЭДО в порядке, который установлен в ст. 372 ТК для внутренних нормативных актов. Здесь нужно прописать (ч. 2 ст. 22.2 ТК):

• сроки подписания сотрудниками электронных документов и ознакомления с ними, а также периодичность указанных действий;
• правила проведения инструктажа сотрудников по вопросам взаимодействия с кадровым ЭДО работодателя;
• исключения, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный вид, на бумажном носителе.

После утверждения порядка перехода на кадровый ЭДО работодатель уведомляет своих сотрудников и получает их согласие на переход к составлению электронной кадровой документации.

Уведомление сотрудников и получение от них согласия

Срок и порядок уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО определяется локальным актом работодателя, который устанавливает порядок перехода на ЭДО. Однако имеется ограничение — дата перехода на ЭДО не может быть раньше даты уведомления сотрудников. По соискателям, устраивающимся к работодателю, уведомление о применении в компании кадрового ЭДО также производится в обязательном порядке.

После уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО работодатель получает от них письменное согласие о том, что они согласны на переход. При отсутствии письменного согласия считается, что сотрудник отказался от оформления электронных кадровых документов. В таком случае за сотрудником сохраняется право подать такое письменное согласие в будущем.

Согласие не нужно получать от работников, которые устроились после 31 декабря 2021 года и у которых на эту дату нет трудового стажа (ч. 7 ст. 22.2 ТК). Если у лица имеется трудовой стаж на эту дату, то при приеме на работу он имеет право отказаться от кадрового ЭДО.

Отсутствие согласия на переход к ЭДО сотрудника или соискателя — не основание для отказа при приеме на работу или для увольнения. Кроме того, не является основанием и отсутствие у них электронной подписи.

Если сотрудник откажется от кадрового ЭДО, он не лишается возможности получать документы, связанные с трудовой деятельностью, которые оформляются в электронном виде. Работодатель должен безвозмездно и сразу же при поступлении требования предоставлять этим сотрудникам необходимые документы, оформленные соответствующим образом в бумажном виде (ч. 9 ст. 22.2 ТК).

Если сотрудник подает заявление о выдаче кадровых документов или их копий, работодатель выдает их в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель имеет право сам выбирать вид информационной системы, через которую будет осуществлять кадровый ЭДО. Для этого можно использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК):

• платформу «Работа в России», доступ к которой обеспечивается в т.ч. через сайт Госуслуг;
• любую информационную систему, которую работодатель применяет для ЭДО.

Расходы при использовании информационной системы, а также при ведении кадрового ЭДО работодатель берет на себя. Использование системы сотрудниками производится на бесплатной основе.

Подписание кадровых документов

Для подписания кадровых документов в ЭДО у сотрудников должна быть электронная подпись — простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная.

Вид используемой электронной подписи зависит от того, какой именно документ подписывается. К примеру, всегда нужно использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную для подписания таких документов (ч. 4 ст. 22.3 ТК):

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• согласие на перевод;
• заявление на увольнение, уведомление об изменении условий договора и др.

Иные кадровые документы сотрудники могут подписывать и простой электронной подписью. На основании заявления работодатель должен обеспечить доступ сотрудника к документам, подписанным им простой подписью. Такое действие производится через направление документа в электронном формате в личный кабинет сотрудника на сайте Госуслуг.

Расходы на оформление и использование сотрудниками электронной подписи берут на себя работодатели. Кроме того, сотрудник имеет право использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, которую он самостоятельно получил ранее (ч. 13 ст. 22.2 ТК).

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!