Электронный документооборот в медицине: виды, требования и выбор системы

Электронный документооборот (ЭДО) в медицинской организации – это ведение, хранение и обмен медицинской документацией в цифровом формате без бумажных носителей (или с их минимальным использованием). Он затрагивает всё: от амбулаторной карты пациента до обмена данными со страховыми компаниями и государственными системами.

Переход на ЭДО – не просто удобство. С 2021 года он регулируется на уровне федерального законодательства, а требования к медицинским информационным системам и форматам документов регулярно обновляются.

В этой статье разберём: зачем медицинской организации ЭДО, какие документы переводятся в электронный вид, каковы действующие требования закона и что нужно учесть при выборе системы.

Зачем медицинской организации ЭДО

Бумажный документооборот в клинике – это не только стопки карт в регистратуре. Это время врача, потраченное на заполнение форм вместо приёма пациента, риск потери документов, сложность с быстрым обменом данными со страховой или лабораторией.

ЭДО решает эти задачи системно. Вот что он даёт на практике:

Для врачей и администраторов:

• Сокращение времени на заполнение и поиск документов
• Коллективный доступ к данным пациента – без физической передачи карты
• Контроль исполнения назначений и дат приёмов
• Автоматическое формирование отчётов

Для руководителя организации:

• Централизованная база данных с разграничением прав доступа
• Удалённое взаимодействие с контрольно-надзорными органами
• Снижение расходов на бумагу, расходные материалы и содержание архива
• Соответствие требованиям законодательства – регистрация документов в ЕГИСЗ и РЭМД

Для пациента:

• Получение выписок, результатов анализов, направлений в электронном виде – в личном кабинете на Госуслугах или в МИС клиники
• Сокращение ожидания: не нужно ждать, пока распечатают и заверят документ

Какие документы переводятся в электронный вид

Практически все виды медицинской документации допускают электронный формат. Разберём по группам.

Документы о состоянии здоровья и лечении пациента:

• Медицинская карта пациента (амбулаторная, стационарная)
• Заключения, справки, выписки
• Направления на консультации и исследования
• Протоколы операций и дневники наблюдения

С 1 сентября 2025 года введены новые унифицированные формы для амбулаторной помощи (приказ Минздрава № 274н от 13.05.2025): обновлена форма медкарты амбулаторного пациента (025/у), талон амбулаторного пациента (025-1/у) и ряд других. Для электронных документов новые формы обязательны к применению с 1 сентября 2027 года.

Взаимодействие со страховыми компаниями:

• Сведения о застрахованных лицах
• Реестры оказанных услуг
• Акты выполненных работ и счета
• Гарантийные письма

ЭДО со страховой ускоряет прохождение реестров и оплату, снижает количество ошибок при ручном вводе данных и делает взаимодействие прозрачным для обеих сторон.

Взаимодействие с лабораториями:

• Направления на диагностические и лабораторные исследования
• Получение результатов исследований в электронном виде

Взаимодействие с органами здравоохранения:

• Электронные листы нетрудоспособности (передаются в СФР – Социальный фонд России)
• Структурированные электронные медицинские документы (СЭМД) – передаются в РЭМД (Реестр электронных медицинских документов) в составе ЕГИСЗ
• Интегрированная электронная медицинская карта (ИЭМК)

Документы, которые по-прежнему оформляются на бумаге:

Ряд документов требует личной подписи пациента и в общем случае остаётся бумажным:

• Договор на оказание платных медицинских услуг
• Согласие на обработку персональных данных
• Информированное добровольное согласие на вмешательство

Если пациент имеет усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), такие документы можно оформить в электронном виде. Однако на практике УКЭП есть у единиц пациентов, поэтому эти формы пока остаются бумажными в большинстве клиник.

Электронная подпись в медицинском документообороте

Для подписания электронных медицинских документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – требование установлено приказом Минздрава № 947н и подтверждено всеми последующими нормативными актами.

Законом об ЭП (63-ФЗ) предусмотрены три вида подписей: простая, неквалифицированная усиленная и квалифицированная усиленная (УКЭП). Для медицинских документов используется последняя.

УКЭП получает медицинский работник – физическое лицо. Подпись юридического лица используется для корпоративного документооборота организации (например, при обмене с контрагентами), но не для подписания медицинской документации конкретного пациента.

Сроки хранения электронных медицинских документов

Сроки хранения не зависят от носителя: электронный документ хранится столько же, сколько бумажный. Это прямо прописано в приказе Минздрава № 408 от 03.08.2023.

Актуальные сроки (приказ № 408):

Для карт, которые ведутся в медицинской информационной системе (МИС), срок хранения увеличен до 50 лет – это требование приказа 2023 года. До передачи в архив амбулаторные карты хранятся в текущем архиве организации в течение 5 лет после последнего визита пациента. Сроки хранения конкретных типов документов (история родов, карта ребёнка, операционные записи и т.п) детализированы в приказе № 408 на сайте Минздрава.

Требования законодательства

Основной нормативный документ – приказ Минздрава России № 947н от 07.09.2020, вступил в силу с 1 февраля 2021 года. Он действует 6 лет, то есть до февраля 2027 года.

При этом Минздрав уже подготовил проект нового порядка, который предполагается ввести с 1 сентября 2026 года и который будет действовать до 2032 года. Среди ключевых изменений в проекте – расширение регистра медицинских и фармацевтических работников в ЕГИСЗ и возможность пациентов получать бумажные копии документов не только в медицинских, но и в фармацевтических организациях.

Что требует действующий порядок:

• Решение о переходе на ЭДО (полном или частичном) принимает сама организация. Частичный документооборот – законен.
• Если пациент (или его законный представитель) письменно запросил документы на бумаге, организация обязана их предоставить. По действующей редакции – в день обращения. Государственные учреждения обязаны предоставить бумажные копии в течение 10 дней с момента запроса.
• Все созданные электронные документы должны быть зарегистрированы в РЭМД в течение суток.
• Электронный документ подписывается исключительно УКЭП.
• В электронных документах рукописные правки не допускаются. Для исправления создаётся новый документ, который заново регистрируется в РЭМД.
• Требования к формам документов опубликованы на портале Минздрава и обязательны для всех организаций.
• Медицинская организация, ведущая ЭДО, должна быть внесена в Федеральный реестр медицинских организаций ЕГИСЗ.

Требования к медицинским информационным системам

МИС (медицинская информационная система), через которую ведётся электронный документооборот, должна соответствовать требованиям приказа Минздрава № 911н от 24.12.2018. В числе обязательных условий:

• Программное обеспечение должно быть сертифицировано
• Система должна обеспечивать сбор, хранение, обработку данных и их регистрацию в ЕГИСЗ
• Поддержка обмена СЭМД с РЭМД
• Разграничение прав доступа: руководитель определяет, кто из сотрудников может подписывать документы, кто – только просматривать
• Взаимодействие со страховыми компаниями и лабораториями
• Сканирование и хранение бумажных документов при их переводе в электронный вид
• Резервное копирование данных

Электронный документ должен содержать: наименование медицинской организации, персональные данные пациента, дату создания, данные о подписавшем (должность, ФИО), данные о сертификате УКЭП и сроке его действия.

Как выбрать систему для ЭДО в клинике

При выборе МИС с функциями ЭДО стоит проверить несколько ключевых параметров:

• Интеграция с ЕГИСЗ и РЭМД. Без этого работа системы не будет соответствовать законодательству. Уточните: поддерживает ли система передачу всех актуальных типов СЭМД, есть ли технические возможности для регистрации документов в течение суток.
• Работа с электронной подписью. Система должна поддерживать УКЭП, проверять её актуальность и фиксировать данные сертификата в документе.
• Интеграция со страховыми компаниями и лабораториями. Это существенно влияет на скорость расчётов и удобство работы.
• Возможность параллельного ведения. Если организация переходит на ЭДО поэтапно, система должна поддерживать частичный бумажный документооборот без конфликтов.
• Резервное копирование и защита данных. Медицинские данные относятся к специальным категориям персональных данных по 152-ФЗ. Требования к их защите жёстче, чем для обычных персональных данных.
• Адаптация под специфику организации. Частная клиника, многопрофильный центр и лаборатория имеют разные маршруты документов. Хорошая система позволяет настроить их под реальные процессы.

ЭДО в медицинской организации – это и инструмент эффективности, и требование закона. Основные правила определены приказом № 947н, который действует до 2027 года; новый порядок ожидается с осени 2026 года. Все электронные документы подписываются УКЭП и должны регистрироваться в РЭМД. Сроки хранения для карт в МИС увеличены до 50 лет.

При выборе системы ключевым критерием остаётся интеграция с ЕГИСЗ – без неё организация не сможет работать в рамках правового поля.

Система БИТ.Управление медицинским центром обеспечивает полный цикл электронного документооборота: от ведения карт и направлений до взаимодействия со страховыми компаниями и лабораториями, с поддержкой УКЭП и интеграцией с ЕГИСЗ.