Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает хранение, обработку и движение документов. Главная задача — избавление от лишней бумажной волокиты.

В современном Казахстане нормативная база полностью поддерживает внедрение электронного документооборота. Организации могут обмениваться всеми видами юридических документов в электронном виде. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, сокращает расходы и повышает эффективность бизнес-процессов.

Преимущества ЭДО:

• Сокращение расходов на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы
• Отсутствие проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных
• Подписание документов из любого места при наличии интернета
• Рост эффективности работы сотрудников благодаря автоматизации

Функции электронного документооборота

Основной функционал ЭДО — облегчение работы сотрудников. Система позволяет:

• Регистрировать документы и контролировать исполнение
• Создавать справочники и работать с ними
• Контролировать движение бумажных и электронных документов, вести историю взаимодействий
• Создавать и редактировать реквизиты
• Формировать отчеты по документообороту организации
• Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета/li>
• Создавать новые документы в системе по шаблонам
• Работать с разными версиями документов
• Электронно отправлять и получать документы
• Работать с папками
• Получать и распознавать отсканированные документы
• Ограничивать доступ к информации

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ — это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем. Большинство электронных документов имеют унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам, и представляют собой элемент информационной системы предприятия. Любой документ может быть электронным, если не запрещено законом. Примеры: электронные счета-фактуры, трудовые книжки, кадровые документы, больничные и т.д.

Чтобы электронный документ был юридически значимым, его подписывают электронной цифровой подписью (электронная подпись) НУЦ РК. Она придает электронным документам юридическую значимость и позволяет участникам обмена отказаться от дублирования информации на бумажных носителях.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере: Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести». На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Виды ЭДО

Документооборот состоит из множества видов документов: производственные, управленческие, архивные, налоговые, кадровые, бухгалтерские, складские, технические и др.

Классификация электронного документооборота:

• по сфере правовых отношений;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Внутренний документооборот — обмен документами внутри компании. Внутренние документы не покидают пределов организации (приказы, уставы, заявления, протоколы, инструкции, регламенты, служебные записки).

Этот вид ЭДО почти не регулируется государством, правила определяет сама организация.

Главные задачи:

• Увеличить скорость обмена документами и информацией
• Упростить доступ к сведениям из нормативной документации
• Фиксировать статусы документов на этапах согласования
• Контролировать и оценивать работу сотрудников
• Вести учет времени и действий по документам

Внешний ЭДО

Внешний документооборот — обмен входящими и исходящими документами с партнерами, клиентами, поставщиками, контролирующими органами. К внешнему ЭДО относятся:

• бухгалтерская отчетность,
• налоговая отчетность,
• декларации,
• счета-фактуры,
• накладные.

Группы внешнего ЭДО:

• Бизнес — бизнес: документооборот с контрагентами (вся первичная документация, счета-фактуры, договоры, банковское обслуживание, ЭТП).
• Бизнес — государство: электронная отчетность в госорганы, предоставление документов в налоговые службы, работа через государственные информационные системы.

ЭДО с государственными органами

В Казахстане применение электронного документооборота для взаимодействия с государственными органами стало обязательным стандартом для большинства компаний. Практически весь юридически значимый документооборот сейчас возможно реализовать в электронном виде.

В целом, ЭДО с государственными структурами в Казахстане является современным инструментом, обеспечивающим прозрачность, защищенность и эффективность ведения бизнеса и сотрудничества с государством.

Выводы

Внедрение ЭДО требует времени и вложений, но выгоды очевидны:

• централизованное, структурированное хранение документов,
• прозрачность,
• сокращение расходов,
• ускорение работы с документами,
• упрощение бизнес-процессов,
• юридическая значимость ЭДО наравне с бумажными документами.

Переход на ЭДО обычно проходит поэтапно, возможен смешанный документооборот и важно выстроить эффективную электронную и бумажную структуру.

Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» помогут внедрить ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Оставьте заявку!