Для подтверждения командировочных расходов сотрудник предоставляет работодателю набор документации. При наличии документов можно учитывать командировочные расходы при расчете налога на прибыль.
Перечень расходов на командировку, обязательных к возмещению сотруднику, указан в ст. 168 ТК:
- проезд;
- аренда жилья;
- дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные затраты, которые произведены с разрешения или ведома работодателя.
Организации нужно утвердить Положение о командировках, представляющее собой внутренний документ, в котором фиксируются правила и порядок отправки работника в командировку, а также прописывается список возмещаемых расходов и размеры этого возмещения. Размер суточных для коммерческих организаций не установлен, а потому они определяют его сами.
При наличии Положения о командировках можно не только минимизировать налоговые риски, но также и регулировать с работниками конфликты, связанные с компенсацией расходов.
Подтверждение расходов
Работодатель получает от сотрудника полный пакет документации, которая подтверждает расходы, понесенные при командировке. Если документов нет, то работодатель не обязан этого делать. Однако если он все же рискнет, то у него будут проблемы с учетом неподтвержденных расходов при расчете налога на прибыль.
Авансовый отчет
Первичный документ, подтверждающий произведенные расходы, — авансовый отчет. Сотрудник передает его работодателю в течение 3-х дней с момента возврата из командировки. К авансовому отчету прикладываются документы, которые подтверждают расходы на проезд и аренду жилья.
Авансовый отчет нужно хранить не меньше 5-ти лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236).
Как подтверждаются расходы на проезд
Список подтверждающих документов зависит от того, как именно оформлен билет (электронно или в бумажном виде) и какой вид транспорта используется.
Когда сотрудник летит в командировку и обратно на самолете, он предоставляет:
- билет и посадочный талон — для бумажного билета;
- маршрут-квитанцию и посадочный талон с отметкой о досмотре — для электронного билета.
Когда сотрудник едет в командировку и обратно на поезде, он предоставляет:
- билет и посадочный купон на бланке проездного документа — для бумажного билета;
- распечатку контрольного купона — для электронного билета.
Когда сотрудник едет в командировку и обратно на автобусе, он предоставляет билеты, талоны для проезда, кассовые чеки (БСО).
Когда сотрудник едет в командировку и обратно на личном или служебном автомобиле, он предоставляет любые документы, которые подтверждают данный факт.
Как подтверждаются расходы на аренду жилья
При командировке работник проживает в гостинице или в арендуемой квартире. При проживании в гостинице к авансовому отчету прикладываются счет, кассовый чек, БСО.
При проживании в арендуемой квартире сотрудник предоставляет арендный договор и документы, которые подтверждают оплату — чек (при аренде у юрлица), расписку арендодателя (при аренде у физлица).
Как подтверждаются расходы на такси
При командировке работник может воспользоваться такси или взять в аренду автомобиль. В данных ситуациях подтверждающими документами будут:
- кассовый чек или квитанция в форме БСО (электронная квитанция не подтверждает расходы на такси), отчет о поездке — при использовании услуг такси;
- договор аренды, акт о передаче и возврате автомобиля, счета, чеки (по каршерингу — договор, маршрут поездки, скриншоты личного кабинета, кассовый чек, БСО или выписка с банковского счета, отчет о поездке) — при аренде автомобиля.
По ст. 252 НК установлено, что расходы — это обоснованные и документально подтвержденные затраты. Соответственно, компаниям нужно верно оформлять документы по командировке, и естественно — получить от сотрудника полный набор документации, которая подтверждает понесенные расходы. Это будет влиять на то, могут ли они учесть какие-либо командировочные расходы при расчете налога на прибыль.
В Письме Минфина от 08.08.2019 г. № 03-03-06/1/59877 говорится о подтверждении расходов на оказание услуг перевозки электронными документами. Сведения в электронном формате, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, считаются электронным документом, имеющим такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный вручную.
Поэтому ФНС считает, что расходы по командировке сотрудника можно учесть в качестве затрат на производство или реализацию, если они оформлены документами (в т.ч. электронными), которые соответствуют требованиям законодательства и они являются обоснованными.
Налогообложение расходов по командировке
Налог на прибыль
Расходы по командировке в целях расчета налога на прибыль относятся к прочим расходам, касающимся реализации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК):
- проезд в командировку и обратно;
- аренда жилья — по данной статье возмещаются также расходы сотрудника на оплату допуслуг, которые оказывают гостиницы (исключение — затраты на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, а также затраты за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- получение виз, паспортов, ваучеров, приглашений и других подобных документов;
- консульские, аэродромные сборы, а также плата за право въезда, прохода, транзита автомобилей и иных транспортных средств, оплата за пользование морскими каналами и иные платежи и сборы.
Список расходов не закрытый, а потому другие расходы, которые понес сотрудник, при условии их соответствия критериям ст. 252 НК, разрешается включать в состав расходов. Однако их возмещение нужно предусмотреть в Положении о командировках.
НДФЛ и страхвзносы
Размеры возмещения сотруднику расходов по командировке не нужно облагать НДФЛ и страхвзносами, но только если они (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК):
- согласованы с руководством работодателя;
- документально подтверждены.
Отдельно требуется уточнить о суточных и затратах на проживание. Для расчета налога на прибыль суточные не подлежат нормированию, а потому в тех суммах, которые указаны в Положении о командировке, компания может включать их в состав расходов.
По НДФЛ и страхвзносам ситуация иная. Ими не облагаются суточные в конкретных размерах:
- 700 руб./сут. при командировке по РФ, а свыше облагаются;
- 2500 руб./сут. при командировке за границу, а свыше облагаются.
По расходам, которые не указаны в п. 1 ст. 217, ст. 422 НК, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ, нужно установить, требуется или нет облагать их налогами. Для этого нужно ответить на вопрос — в чьих интересах были совершены эти затраты? Когда появляется сомнение, что в интересах работодателя, возмещаемые расходы нужно обложить НДФЛ и страхвзносами.
Упростите работу в 1С с помощью бесплатных сервисов, входящих в 1С:Комплект поддержки ИТС. Бесплатно настроим популярные сервисы: 1С-Отчетность, 1С:Контрагент, 1С-ЭДО, 1С-Коннект и др. Оставьте заявку или звоните нашим специалистам в вашем городе!
