В задачи руководителя входит планировка, контролирование, оценка функционирования предприятия с принятием управленческих решений на базе полученной информации.
В список необходимых для решения этих задач инструментов и поиска ответов на поставленные вопросы входит система бюджетирования.
В статье будет рассмотрено:
- Значение бюджетирования и решаемых им задач;
- Ситуации, подходящие под автоматизацию бюджетирования;
- Использование 1С:ERP, как с нуля, так и после табличных редакторов.
У большинства заказчиков, особенно на производственных предприятиях, приветствуется бюджетирование в той или иной степени. Присутствие ручного сбора данных и ограниченного функционала программных средств отражается на его оптимальности и оперативности. Эффективность процесса повышается за счет комплексной системы управления и учета. Дополнительно улучшается качество и скорость сбора фактических данных, а сам процесс бюджетирования доступен для отслеживания в режиме реального времени. Но этот вопрос требует внимательного рассмотрения, поэтому расскажем обо всем по порядку.
Также вы вы можете заказать демонстрацию подсистемы «Бюджетирование» в 1С:ERP у наших специалистов.
Для чего нужно бюджетирование
Бюджетирование представляет процесс планирования финансово-экономических показателей деятельности предприятия и его различных подразделений, с учетом заданных временных интервалов и контроля за их исполнением. При сравнении планируемых и фактических показателей формируются управленческие решения.
В рассматриваемом варианте планами являются бюджеты, их совокупностью — бюджетная модель, а процесс составления и исполнения относится к описываемому регламентом бюджетному процессу.
В основные цели бюджетирования входит обеспечение предсказуемой и управляемой работы предприятия.
Среди задач бюджетирования на предприятии можно обозначить:
- создание планов на важнейшие сферы деятельности предприятия с определенным временным интервалом, а именно в рамках поставленной задачи планируются показатели по каждому направлению работы; кроме финансовых (мастер-бюджетов – БДР), БДДС, прогнозного баланса предприятия имеют доступ к разработке операционных бюджетов, подразделяющихся на инвестиционные, функциональные и бюджеты центров финансовой ответственности;
- гарантирование взаимосвязанности бюджетов и общей сбалансированности показателей, определяющих согласованность работы подразделений предприятия.
- настоящий мониторинг работы предприятия с отслеживанием по системе «план-факт» и контролем реализации бюджетов, а также с использованием расхождений между фактическими и запланированными показателями для оптимизации его деятельности;
- распределение полномочий и ответственности за исполнение финансово-экономической деятельности с выделением ЦФО и исполнение бюджетов;
- формирование управленческих решений на этапах анализа отклонений.
Применение предприятием системы бюджетирования позволяет выстраивать прогнозы согласно финансово-экономическим показателям, а также создавать меняющие эти показатели сценарии событий с предварительной подготовкой ответных действий. В итоге предприятие гибче реагирует на трансформирование внешней и внутренней среды, что напрямую влияет на максимизацию прибыли.
Автоматизация бюджетирования
Практика бюджетирования в настоящее время не получила широкого распространения. Некоторые предприятия отказываются от внедрения из-за непонимания того, как это сделать. Другие ведут его с помощью табличных редакторов Excel. В отношении маленьких компаний это упущение вполне допустимо, но крупные производственные предприятия, работающие со значительным объемом данных при большом числе участников в бюджетном процессе, присутствует вероятность отказа способа табличных редакторов и не обеспечения безопасности работы.
Для решения вопроса на предприятиях проводится автоматизация бюджетирования с помощью специализированных программных продуктов или комплексных систем управления.
К таким системам относится «1С:ERP Управление предприятием» с подсистемой бюджетирования, предполагающей решение прикладных задач.
С помощью функционала «1С:ERP Управление предприятием» выполняется:
- Моделирование сценариев событий, рассчитанных на финансово-экономические изменения показателей.
- Создание бюджетных отчетов по заданной структуре статей с требуемой детализацией.
- Упрощение формирования бюджетных и фактических сведений с минимизированием ошибок.
- Мониторинг поэтапного выполнения бюджетного процесса и отслеживание бюджета в реальном времени.
- Быстрое получение информации об ошибке плановых показателей, которое обеспечивает оперативное принятие управленческих решений.
Настройка системы позволяет переходить от элементарных задач к более сложным. Ее можно использовать при внедрении самых простых бюджетов, модели которых легко строить и развивать.
Как автоматизировать систему бюджетирования в 1С:ERP?
1С:ERP предназначен для автоматизации бюджетирования на предприятиях, где оно уже имеется (например, в Excel) и там, где оно отсутствует.
Первый вариант предусматривает формальное описание бюджетных процессов и модели в таблицах, что указывает в каких объемах необходимо автоматизировать. Существующая модель переносится в систему. Во втором варианте бюджетная модель предусматривается в системе с учетом всех потребностей и задач предприятия.
Переход от табличных форм
При наличии бюджетной модели в Excel требуется проанализировать возможность ее переноса в неизменном виде в 1С:ERP с последующей автоматизацией. При переносе в первоначальном виде существует вероятность нестыковки с фактическими данными на выходе. Ситуация усугубляется, если фактические данные на предприятии собирались вручную. В связи с этим модели в табличных редакторах при автоматизации нуждаются в переработке.
Проведение анализа позволяет определиться с выбором переноса бюджетной модели и модифицированием в соответствии с возможностями программы. Затем переносим ее, не меняя методологию.
Проводится поэтапный перенос существующей системы бюджетирования в ERP с разделением бюджетного процесса на подпроцессы, а именно на отдельное планирование продаж, производство, расчет себестоимости, а также отдельно на планирование движения финансов. При условии, что это была одна форма, один лист с расчетом в Excel, то в 1С:ERP ему будут соответствовать несколько форм для ввода данных и для анализа введенных данных.
После внедрения модели мы получаем то, что было, с автоматизацией и дополнительными функциями, а также с учетом и выдачей отчетов в режиме реального времени. Теперь стоит воспользоваться расширением функционала, его доработкой и определением возможностей ERP.
Автоматизация с нуля
В случае отсутствия на предприятии системы бюджетирования, наши эксперты проводят выстраивание бюджетной модели в 1С:ERP с простых вариантов.
Такое внедрение подразумевает использование ограниченного количества форм и простой модели, например, только БДДС, БДДС или БДР. Освоившись с функционалом, определившись с планированием, а также выстроив бизнес-процесс и подключив пользователей, можно двигаться к усложнению модели, применению лимитирования, определив ответственными лицами как прямых заинтересованных потребителей (экономистов), так и руководителей или ответственных сотрудников ЦФО.
К простым видам бюджета относится БДДС, который указывает на что расходуются финансы. Этот момент чрезвычайно интересен для руководства.
Построение модели в 1С:ERP подразумевает определение ЦФО: ответственность за блок и за движение денег. Далее разрабатывается форма для введения бюджета и определение со статьей бюджета и аналитикой, а также глубиной ее планирования. Это могут быть планы по закупке канцтоваров или той же закупки у конкретного предприятия, с добавлением к этому договора или даже менеджера.
Затем плановые формы обязательно состыковываются с фактом, так как возможна максимально глубокая планировка по всем возможным аналитикам для статьи. Но имеются ли для этих аналитик фактические данные? Возможно их нет и даже не ведется такой учет.
При наличии некоторого учета под него подстраиваются формы по бюджетированию и для ввода планов ответственными лицами.
Затем настраивается отчет для план-факт анализа, в качестве дополнительной разрабатываемой формы.
Далее следует постепенное расширение возможностей с углублением планирования, детализацией и осуществлением делегирования полномочий.
Внедрение и автоматизация других возможностей с бюджетированием в 1С:ERP с нуля, а именно разработка бюджета в 1С:ERP на месяц или год, а также внедрение бюджетирования по одной из разработок, например, оптимистичной, пессимистичной или реалистичной. В дальнейшем предприятие получает возможность самостоятельно или с профессиональной помощью развивать функционал: внедрять оперативный бюджет на любой срок, в зависимости от стратегического бюджета, а также осваивать планирование по нескольким разработкам.
А если бюджетирование уже было автоматизировано?
Не стоит забывать, что на производственных предприятиях система бюджетирования присутствует и даже автоматизирована в определенной степени. Например, в решении 1С:УПП имеется подсистема бюджетирования, уступающая по своим возможностям пользовательскому функционалу и гибкости настроек аналогу в 1С:ERP.
Рассмотрим один пример.
В 1С:УПП сбор фактических данных осуществляется на отдельный документ — Источники данных, с созданием необходимых правил, что обычно не входит в список тривиальных задач для пользователя. В 1С:ERP фактические данные вводятся на лету.
Для имеющихся статей в 1С:ERP созданы правила получения фактических данных. В них можно выбрать источник получения, например, из оперативного учета либо из регламентированного или международного учета, при условии, что на предприятии ведется МСФО, а также с указанием произвольных данных в качестве источника.
При необходимости в правилах получения фактических данных указываются реквизиты рекомендуемых документов.
Функционал предназначен для нужд пользователя. При осваивании подсистемы бюджетирования в 1С:ERP и правил работы с ней, экономисты могут самостоятельно настраивать отчеты и упомянутые правила.
Закажите демонстрацию подсистемы «Бюджетирование» в 1С:ERP у наших специалистов.
