Описание проекта
Основная проблема ПК «Канцлеръ» была в производительности базы управленческого учета. В компании более 300 торговых точек и их количество растет ежегодно. Каждая торговая точка заведена в системе как отдельная организация. Из-за этого требуется значительное время на расчет себестоимости. При большом объеме данных возникали проблемы, связанные с обменом между базами бэк-офиса и базами розничных магазинов. Перенастраивать обмен каждый раз было затруднительно. Интеграция с внешними системами, такими как ЭДО, «Меркурий», и «Честный знак», требовала множественных доработок и создавала неудобства в учете.
Устаревшая система «1С:Комплексная автоматизация 1.1» тормозила производительность, не было возможности ее обновлять. Отсутствие поддержки и сложности с обменом данными мешали оперативно реагировать на изменения законодательства. Доработка старой системы была крайне трудоемкой, возникали трудности по сбору необходимой управленческой отчетности.
Для решения задач клиента решено было перейти на более современную и удобную программу – «1С:Комплексная автоматизация 2.5», к тому же поддержка версии 1.1 прекращена в 2019 году. Без актуальных обновлений возникали проблемы интеграции с ГИС системами – «Честный знак» и «ВетИС». Новая редакция программы поддерживает актуальные требования законодательства, в том числе важные для клиента: новые категории товаров для маркировки, интеграция с «Честным знаком»; новые форматы и формы документов, отчетов.
Переход стал первым этапом улучшения управляемости и устойчивости системы. Начали его с подготовки базы «1С:Комплексная автоматизация 2.5»: перенесли все данные из старой системы – остатки, документы (обороты за период), справочная информация.
Настройка обмена с 300+ торговыми точками
Формирование отчетов в базе бэк-офиса занимало значительное время. В процессах постоянно возникали изменения, которые было сложно оперативно решать из-за сложившейся системы ведения учета. Например, открылись новые торговые точки, или сети разделились на дивизионы, сменились юрлица – это все требовало доработок и внесения изменений. Еще не хватало возможности в оперативном режиме анализировать влияние бонусной программы на маржинальность продаж.
Настроили обмены с «1С:Розница» и бэк-офисом «1С:Комплексная автоматизация 2.5» в торговых точках – у компании раньше были проблемы с проверкой и исправлением выгружаемых данных. Чтобы решить эту задачу, начали настраивали обмены поочередно по юрлицами. В каждом юрлице ПК «Канцлеръ» заведено от 4-х до 20 торговых точек, учитывая общее количество 300+ магазинов сети задача настройки корректного обмена была не простая.
После настройки обменов сотрудники начинали работать в новой версии, вводить документы, формировать отчеты и анализировать данные которые необходимо.
Интеграция с внешними системами (ЭДО, ВетИС, Честный знак)
Все приходные накладные передавались в отдельную базу для сопоставления с данными системы «ВетИС». Для системы «Честный знак» приходилось отражаться приемку марок табачной продукции через оператора СБИС по каждой накладной, что не удобно. Также не было возможности вести учет по отклонениям поступивших марок.
С ГИС-системами обменивались доработанными функционалом, внешними обработками, которые передавали данные в «Честный знак» и «Меркурий». Это очень усложняет и удорожает работу: если изменилось что-то в «Меркурии», значит, нужно переписывать в доработке. А типовые доработки от разработчиков ГИС-систем не работали корректно со старой редакцией программы.
Переход на «1С:Комплексная автоматизация 2.5» решил все проблемы, связанные с ЭДО и ГИС-системами на уровне типового функционала программы. Процесс стал абсолютно беспроблемным.
Менеджмент и маркетинг
Для сетей отсутствует возможность проводить анализ эффективности акций в оперативном режиме, не хватает информации о планируемых бонусах от поставщиков. Сейчас в «1С: Комплексная автоматизация 2.5» настроили на сбор необходимых данных, по накопившейся информации будут разработаны необходимые аналитические отчеты для маркетинга.
По итогу избавились от всех лишних доработок, у клиента новая версия «1С:Комплексная автоматизация 2.5», которая регулярно обновляется и актуализируется под требования законодательства.
У компании появилась возможность разделить сеть магазинов на дивизионы, чтобы ускорить масштабирование и открытие новых торговых точек. Сократились сроки по созданию, реорганизации и ликвидации торговых точек и юридических лиц. Можно декомпозировать отчетность, информация в необходимых разрезах по финансово-хозяйственной деятельности формируется в режиме «онлайн».
Стало проще обновлять и следить за развитием системы и выполнять требования законодательства, в т.ч. в части взаимодействия с ГИС системами. Сократились организационные расходы на содержание ИТ-инфраструктуры. Новая система позволяет быстро и просто заниматься вопросами развития бизнеса, не тратя лишнее время и ресурсы на решение рутинных задач и ручных операций.
