Описание проекта
В начале 2023 года в связи с актуальными тенденциями и объемным ростом внутрироссийских перевозок, растущем количестве как активных так и потенциальных клиентов, руководство "АЯМтранссервис" активно реагирует на изменения конъюнктуры рынка, увеличение количества активных запросов, увеличенную нагрузку на существующие цифровые ресурсы организации. Начали формироваться требования по оптимизации существующих процессов, требования по созданию механизмов позволяющих автоматизировать процессы поддающиеся систематизации, требования по созданию единого, консолидированного, рабочего информационного пространства для всех подразделений и сотрудников участвующих в проработке поставленных задач.
Текущая система (готовая система, предоставляющая доступ в аренду, не на платформе 1С) не отвечала всем требованиям организации (часть процессов дополнялась табличными расчетами и ручными операциями) и до момента активной фазы автоматизации, формат предоставления доступа к системе не позволял вносить изменения в работу текущих механизмов.
Дополнительным и очень важным фактором являлись риски потери архива, всех наработанных данных и истории взаимодействий с контрагентами, данные хранились на стороннем ресурсе с расположением в странах Балтии.
В связи со сложившейся ситуацией было принято решение реализовывать проект по созданию собственной информационной структуры.
При выборе платформы нового решения заказчик остановился на системе "1С:Предприятие", так как данная платформа зарекомендовала себя как максимально надежная и стабильная, с огромным опытом разработки готовых решений для каждого набора процессов и требований.
При выборе конфигурации, будущей основы для реализации проекта, был проведен анализ рынка готовых решений. Планировалось подобрать решение с максимальным соответствием типовых механизмов к текущим бизнес-процессам, учитывались общие плановые сроки внедрения системы и, разумеется, общий бюджет проекта. Максимально соответствующей процессам оказалась программа 1С:Управление холдингом, партнером по внедрению был выбран Первый Бит.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность проекта заключается в основном контуре автоматизации, который затрагивает практически все основные блоки процессов организации:
- Транспортная логистика: построение сложных мультимодальных маршрутов с элементами контроля за их исполнением.
- Складская логистика: автоматизация процессов, связанных с услугами ответственного хранения и собственных материальных запасов.
- Управленческий и регламентированный учет: автоматизация процессов, связанных с расчетами рентабельности сделок и подготовки отчетности.
Требования к реализации вышеописанных блоков подразумевают целостную связь каждого из оцифрованных процессов в единый механизм, единое информационное пространство, обеспечивающие поле для совместной работы сотрудников различных подразделений Организации в соответствии со своими должностными инструкциями над единой общей задачей.
Кроме того, в ходе проекта было несколько особенностей, которые требовали особого внимания при реализации:
- Географическое расположение подразделений Организации: реализация и контроль единого бизнес-процесса протекали в различных часовых поясах.
- Задачи, связанные с непрерывным контролем местонахождения подвижного состава и плановым временем прибытия на станции, использование одновременно нескольких внешних систем контроля позиционирования подвижного состава.
- Контроль за требованиями к температурному режиму груза, классификация оборудования при подборе под определенные задачи.
- Автоматизированное формирование отчетных реестров не только в разрезе подразделений, но и в разрезе регионов.
- Создание уникального механизма - наборного маршрута согласования Договоров, с возможностью в пользовательском режиме создавать и работать с уникальным маршрутом движения документа, с набором Согласующих текущей загрузке кадров, без дополнительных настроек или изменения ранее созданных маршрутов.
- Автоматизированный расчет себестоимости как материалов, так и услуг на складские операции, такие как упаковка и ответственное хранение, списание материалов, с последующим влиянием на общую картину затрат каждого отдельного маршрута перевозки.
- Создание единого реестра отчета, детализирующего деятельность всех подразделений, в разрезе доходов и расходов с обработкой как текущих данных, так и информации, представленной в архиве перенесенного из сторонней системы (не на платформе 1С).
- Реализация проектов внедрения двух решений велась практически в параллельном формате.
- Блок нормативно-справочной информации: Оцифрованы основные ресурсы организации (Сотрудники, Подразделения, Номенклатура, Договоры, Транспорт, Тип Транспорта, Контейнеры, Оборудование и т.д.) Создан классификатор железнодорожных станций.
- АРМ Логиста (Диспетчера): организовано рабочее место логиста с разделами в соответствии со статусами документов. Создана удобная система отборов, возможность автоматического формирования документов системы, версионирование изменений документа сотрудниками Организации. Автоматизирована подготовка сопроводительной документации. Настроена возможность работы как с аффилированными контрагентами, так и заключение новых договоров, не покидая АРМ Логиста (Диспетчера). Расчет рентабельности маршрута перевозки производится, не покидая АРМ в удобном формате.
- Интеграции с внешними системами Организации: Настроены интеграции по API методам c сервисами - RailLocator, Infoservis, ЭТРАН.
- АРМ Склад: организовано рабочее место сотрудника Склада. Настроено формирование документов системы в автоматическом формате (Не исключает возможности формирования документов в ручном формате). Документы автоматически связаны в структуре подчиненности в случаях формирования складских документов при реализации этапа складского хранения при выполнении логистического маршрута. Автоматизирован расчет стоимости услуг хранения и стоимости затраченных материалов на упаковку груза, утепление груза и прочие процессы связанные с подготовкой контейнера. Настроен учет грузов по услугам ответственного хранения (Специализированный отчет), учет ТМЦ в виде остатков (Специализированный отчет). Настроено проведение процедуры закупок ТМЦ и контроля остатков.
- Банк и касса: Настроена интеграции с клиент-банком, детализация поступлений в единой удобном окне.
- Взаиморасчеты с контрагентами: Разработаны механизмы контроля за исполнением обязательств, связанных с учетом взаиморасчетов с контрагентами (Покупатели/Поставщики) (Специализированный отчет). Разработан новый механизм учета взаиморасчетов с клиентами, включающий в себя актуальные требования к реализации данных процессов Организации.
- Контроль рабочего времени сотрудников: Разработан специализированный отчет.
- Управленческая часть учета: Финансовый анализ, консолидация данных. Единый отчет по деятельности мультимодальных перевозок с учетом всех этапов перевозки и связанных с ними затрат в разрезе подразделений и операторам.
- Регламентированная часть учета: Автоматизирована консолидация данных и документации в системе для подготовки к сдаче отчетности, в том числе в обособленных подразделениях.
- Работа с архивом: Перенесен архив и настроены инструменты работы с архивными данными из прошлой системы (не на платформе 1С).
- Казначейство: Обеспечение выполнения экономических нормативов, планирование и прогнозирование денежных потоков и финансовых результатов. Создание учета платежей и их согласование, дальнейшее разнесение по специализированным НСИ Организации. Составление отчетности на основании ранее внесенных данных.
- Бюджетирование: Создана бюджетная модель организации.
- Взаимодействие сотрудников организации, система согласования документации: Настроены типовые заранее утвержденные маршруты согласования документации, а также создан уникальный механизм – наборный маршрут согласования Договоров. Созданы правила Ролей с гибким набором прав доступа, отвечающим структуре организации и должностным инструкциям сотрудников организации.
- Подготовка сопроводительной документации: на основании каждого документа системы в соответствии с бизнес-процессом и необходимостью формирования сопроводительной документации добавлены необходимые печатные формы, соответствующие по содержанию требованиям процесса и стилистическому оформлению Организации.
- Автоматизированы процессы, связанные с жилищным размещением сотрудников Организации.
- Расчет заработной платы: Консолидированы данные о выработке сотрудников Организации, а также настроены механизмы использования данных для расчета заработной платы.
- Учет себестоимости при работе оборудования и транспортных средств: Разработаны механизмы автоматического учета себестоимости при работе оборудования и ТС. Предоставлена возможность отражения затрат по материалам и топливу, а также механизмы распределения стоимости между участниками перевозки при работе со сборным грузом.
- Финансовый монитор: Создана обработка, которая выводит информацию по всем банковским счетам в группировке по банку, остаток на начало периода, суммы и остаток на конец периода по утвержденной форме, теоретический свободный остаток средств после оплаты согласованных платежей.
- Интеграции с внутренними системами Организации: Все части информационной среды, выполняющие свою роль в структуре процесса, связаны и дополняют друг друга, обеспечивая единое рабочее пространство.
- Кадровый Учет. Процессы кадрового учета производятся в системе 1С:ЗУП, система интегрирована в информационную среду Организации.
