Описание
В процессе работы с арендаторами бухгалтеры компании Демеу Инвест регулярно формируют пакеты документов по аренде: счета на оплату, акты выполненных работ (АВР) и счет-фактуры. До автоматизации подготовка документов велась в полуавтоматическом режиме: часть информации формировалась в 1С:Бухгалтерии для Казахстана, часть — вручную. При необходимости выгрузки групповых выписок документов по аренде (счета, АВР, счета-фактуры) бухгалтерии приходилось тратить значительное время на ручную обработку данных. Это увеличивало нагрузку на сотрудников и повышало риск ошибок при формировании пакетов документов для арендаторов.
Кроме того, отсутствовал удобный инструмент для централизованного учета договоров аренды, условий начисления, сроков и взаиморасчетов в разрезе объектов и контрагентов. Изменения условий договоров (ставки аренды, площади, сроки) требовали ручного контроля и дополнительной проверки корректности начислений. Руководству было сложно оперативно получать сводную картину по начислениям и взаиморасчетам с арендаторами.
В связи с объемом операций и необходимостью упорядочить учет аренды, компания «Демеу Инвест» обратилась к специалистам Первого Бита с запросом на автоматизацию процессов аренды и документооборота. Эксперты Первого Бита провели анализ текущих бизнес-процессов и предложили внедрение решения «Учет Аренды» с интеграцией с «1С:Бухгалтерия для Казахстана», которая уже использовалась компанией для регламентированного учета.
В рамках проекта было развернуто 3 рабочих места 1С:Бухгалтерии для Казахстана на хостинге и 3 АРМ в решении «Учет Аренды» для сотрудников, отвечающих за работу с арендаторами и договорами.
Подключение хостинга обеспечило всегда доступную работу с 1С, так как позволяет подключаться к системе из любой точки, где есть интернет. Это значительно повышает мобильность сотрудников и удобство работы, сокращает время ожидания доступа к данным. Кроме того, использование хостинга способствует экономии на администрировании и технической поддержке, что снижает нагрузку на внутренние ресурсы компании и повышает общую эффективность работы.
После внедрения решения «Учет Аренды» формирование счетов на аренду, актов выполненных работ и счетов-фактур по всем арендаторам выполняется централизованно и в несколько кликов. Появилась возможность быстро формировать групповые пакеты документов для рассылки арендаторам. Начисления по аренде рассчитываются автоматически на основании условий договоров и параметров объектов аренды.
Коммунальные услуги могут распределяться между арендаторами по заданным правилам (по площади, фиксированным ставкам и другим параметрам) с автоматическим включением в счета на оплату. Все данные по начислениям и оплатам доступны в 1С в разрезе договоров, объектов аренды и контрагентов.
В системе реализован удобный контроль взаиморасчетов с арендаторами: бухгалтерия и руководство в любой момент видят текущую задолженность, оплаченные суммы и начисления по каждому договору. Изменения условий договоров (ставка, площадь, срок аренды) оперативно вносятся в систему и автоматически учитываются при дальнейших начислениях.
