Описание проекта
До начала работы над проектом сеть медицинских клиник уже работала с «Первым Битом». В бизнес-процессы центров сети успешно встроены системы «БИТ.Управление медицинским центром» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
В новом проекте клиенту требовалось обеспечить простой и прозрачный механизм учета финансовой информации внутри подразделений. Основной целью проекта было создание централизованной структуры, включающей все юридические лица сети, согласования закупочной деятельности.
В клинике до начала работы над проектом отсутствовала полная прозрачность финансовых операций по закупкам и внутреннему снабжению. Сотрудники согласовывали крупные траты и вели отчетность вручную. Это замедляло работу и делало финансовые расчеты более рутинными и долгими.
Клиент хотел контролировать финансовый поток для оперативного учета средств и прозрачной отчетности перед управляющей компанией.
Специалисты «Первого Бита» внедрили в работу клиники «1С:Документооборот». В системе клиент может формировать, отправлять и согласовывать договоры и служебные записки. Работа с финансовыми документами полностью перешла в систему.
Теперь, когда сотрудники клиники планируют закупку или запрашивают оплату услуг, в «Документообороте» формируется служебная записка. В ней отображается сумма, вид работ, исполнитель и сотрудник, который составил заявку на оплату.
Далее система автоматически проверяет сумму из каждой записки. Крупные траты направляются генеральному директору клиники на согласование, а небольшие расходы, сразу после одобрения планово-экономического отдела, переходят на оплату в бухгалтерию.
При этом сотрудникам не обязательно каждый раз обращаться к системе для выполнения рабочих задач. Ознакомиться с документами можно через электронную почту.
Благодаря функционалу «1С:Документооборот» работа службы внутреннего снабжения ускорилась, исключены долгие рутинные процессы по согласованию бумажных документов. Формирование заявок на оплату и выделение денежных средств происходит оперативнее. Все операции по внутреннему снабжению теперь можно точно отследить.
После внедрения внутренняя IT-служба продолжает освоение программы и планирует самостоятельно настраивать необходимые для клиники функции. Это возможно благодаря открытому коду и большому количеству возможностей программы, которая позволяет автоматизировать большинство бизнес-процессов связанных с документацией. В том числе в сфере медицинского бизнеса.
В перспективе интегрированный «1С:Документооборот» позволит автоматически формировать договоры на оформление, оплату и получение полисов ДМС, оперативно назначать ответственных за задачи и переназначать их в период отпуска сотрудников.
Благодаря налаженному процессу оборота документов, в несколько раз ускорится обмен актами и приказами (например, об изменении цен на услуги) между разными филиалами клиники.
Новые перспективы получил отдел маркетинга клиники. Через «Документооборот» возможно информировать сотрудников филиалов о новых акциях и скидках на услуги, а после их проведения штатный маркетолог сможет выводить аналитику и статистику по новым клиентам из «БИТ.Управление медицинским центром» в отдельный отчет.
