Описание проекта
До принятия решения о внедрении 1С:ERP Управление производственным предприятием, Бутурлиновкий ЛВЗ использовал для ведения оперативного и бухгалтерского учета решение 1С:УПП и 1С:Ликероводочный и винный завод.
В связи с тем, что в 2022 году было объявлено о прекращении поддержки отраслевых решений на базе 1С:УПП, руководством предприятия было принято решение о переходе на 1С:ERP и модуль 1С:Производство алкогольной продукции, т.к. дальнейшее использование 1С:УПП потребовало бы больших затрат связанных с доработкой программы, сдачей отчетности и ведением учета.
Перед началом проекта была подготовлена модель учета предприятия во внедряемой информационной системе. В качестве данных для подготовки прототипа, использовались бизнес-процессы Бутурлиновского ЛВЗ, взятые из исторической системы. Ответственные пользователи предприятия смогли увидеть, как их повседневные задачи будут решаться с помощью внедряемой системы. По результатам был подготовлен перечень требуемых доработок системы и определена последовательность перехода.
Основным требованием предприятия была реализация постепенного поблочного перехода на использование 1С:ERP, что позволило бы минимизировать риски неудачного запуска системы (в случае единовременного перехода на использование системы всеми подразделениями) и осуществить переход в любое время, не дожидаясь завершения отчетного периода.
Инструментом для реализации такого перехода стал программный продукт БИТ. Адаптер (на технологии шины данных RabbitMQ), позволяющий организовать следующие сценарии обменов:
- обмен в «реальном времени» – при создании объекта в новой системе, он практически мгновенно появляется в исторической системе завода (1С: УПП), что позволяет осуществлять поблочную миграцию учета;
- в случае отказа сервиса, данные не теряются и не останавливаются, а накапливаются в хранилище, после восстановления передаются в той же последовательности;
- поддерживается многоточечный режим: система передает данные одновременно в несколько программ.
Для каждого переносимого блока были разработаны правила обмена и конвертации между исторической системой предприятия 1С:УПП и внедряемой 1С:ERP. На каждом этапе перехода ввод данных в аналогичном блоке на стороне 1С:ЛВЗ блокировался. Это позволило не прерывать производственный процесс при переходе и исключить дублирование или неверный ввод данных вручную.
Было проведено обучение типовому функционалу системы ответственных пользователей, смоделированы отраслевые бизнес-процессы: учет спирта, приемка от поставщика, отпуск спирта на производство, лабораторные исследования, сертификация номенклатуры, учет акцизов при производстве и реализации алкогольной продукции.
Совместно с предприятием была определена последовательность внедрения блоков 1С:ERP:
- нормативно-справочная информация;
- зарплата и кадры,казначейство;
- закупки и склад;
- производство, себестоимость и затраты;
- продажи;
- регламентированный учет и учет затрат.
Внедрение 1С:ERP было решено начать с сотрудников бухгалтерии, ответственных за ввод нормативно-справочной информации в систему. Всего доступ к блоку был открыт для 11 пользователей.
Из 1С:УПП в новую систему были перенесены:
- базовые классификаторы;
- пользователи;
- структура предприятия;
- ценообразование;
- номенклатура;
- контрагенты;
- документы: закупки, продажи, складские операции, денежные средства;
- штрих-коды, номенклатуры.
Следующим этапом перехода был переход блока Зарплата и кадры. Выбор данного блока на втором этапе перехода был обусловлен тем, что кадровый учет и расчет зарплаты является обособленной подсистемой в решении 1С:ERP, который не использует никаких других блоков системы, кроме физ. лиц. Которые были перенесены на первом этапе.
Далее осуществили переход Казначейства, были перенесены: платежные поручения, документы по банку и кассе начали вводить в новой системе, остатки наличных и безналичных денежных средств, авансовые отчеты. Доступ к данным блокам был открыт для семи пользователей: сотрудников бухгалтерии и отдела кадров.
В процессе внедрения блока Склада и Закупок в 1С:ERP были перенесены и выверены остатки товаров на складах, проведен перенос и инвентаризация взаиморасчетов с поставщиками, внедрено использование и согласование Заказов поставщикам, как цифровой аналог заявок на закупку от подразделений и служб предприятия. Специалисты начали в новой системе отражать оплаты, перемещения в розничные торговые точки и между складами, оприходование и списание товара. Единственной сложностью, с которой столкнулись при переходе: в исторической системе 1С:УПП не по всем позициям был признак серийного учета. В новую систему сырье для производства продукции было решено переносить с серийным учетом для обеспечения контроля качества, при производстве продукции из этого сырья, поэтому еще на этапе НСИ был сформирован справочник сырья с признаками серийного учета в виде номенклатуры. Всего в данном блоке настроили 12 рабочих мест.
Склад, находящийся при производстве, не является основным складом завода. Там хранится только продукция, которая планируется к реализации в ближайшие дни. В качестве логистического центра используется склад удаленного хранения в г. Воронеже. Ранее там была запущена система WMS-система на базе 1С:ERP, обеспечивающая учет и адресное хранение готовой продукции завода. Обмен был реализован с использованием конвертации данных, что не давало обмена документами и остатками в реальном времени, требовало трудозатрат ИТ на контроль и поддержание правил обмена, приводило к расхождению остатков в учетных системах. При внедрении 1С:ERP на Бутурлиновском ЛВЗ были разработаны правила обмена между внедряемой учетной системой на заводе и системой склада. С переходом на новую систему у сотрудников появилось возможность отслеживать остатки в режиме реального времени, снизились трудозатраты отдела ИТ и бухгалтерии на настройку правил обмена и выявление расхождений: ранее на это тратилось от часа в день, теперь на эти действия тратят не более 10-15 минут.
Далее перевели блок Продажи, загрузив данные из исторической системы предприятия. Теперь документы реализация услуг, отчет о розничных продажах, возврат товаров от клиента, корректировка реализации, счет-фактуры и т.д. относящиеся к блоку продажи, вводятся в 1С:ERP.
В производственный участок Бутурлиновского ЛВЗ входят участок водоподготовки, разливно-моечный участок, а также сувенирный участок. Помимо этого, предприятие занимается контрактным розливом, поэтому велся учет не только собственной производимой продукции, но и давальческого сырья при контрактном розливе. Производство в 1С:УПП было реализовано с использованием подсистемы планирования. Пользователи оформляли заказы и этапы производства. При внедрении 1С:ERP потребовалось пересмотреть спецификации, сделать доработки формы справочника «Ресурсные спецификации» в части учета нормативных потерь материалов при производстве готовой продукции и полуфабрикатов в 1С:ERP. Что касается бизнес-процесса, связанного с выпуском готовой продукции под сторонними брендами: по факту выпуска готовая продукция должна учитываться как собственная и передача давальцу осуществляется документами продажи. Для этого специалисты Первого БИТа разработали и смоделировали учет давальческой продукции, написали инструкцию, определили доработки, позволяющие обеспечить оперативный и бухгалтерский учет подобных операций.
Переход данного блока из 1C:УПП в 1С:ERP завершает блоки, связанные с учетом остатков материалов и готовой продукции, что дает возможность использовать отчеты, связанные с остатками и управленческой себестоимость. Доступ к блоку Производство был настроен для 12 пользователей.
Реализация перехода Регламентированного учета и учета затрат была завершающим этапом и наиболее трудоемким. Т.к. операции регламентированного учета, значительно отличаются в внедряемом решении 1С:ERP: все операции регламентированного учета отражаются документами, использование ручных операций чревато тем, что не закроется период и не рассчитается финансовый результат.
Чтобы минимизировать риск ошибок, на данном этапе:
- перенесли основные средства и остатки основных средств. Настроили статьи доходов и расходов, группы финансового учета;
- были выгружены начальные остатки и обороты из текущей информационной системы Заказчика (УПП) во внедряемую 1С: ERP Управление предприятием;
- произвели выверку перенесенных остатков и оборотов в 1C ERP, для обеспечения соответствия операций УПП (в части, где операции УПП не противоречат методологии регламентированного учета 1С ERP), сделали корректировку остатков отчетных периодов 1С ERP для возможности формирования и подачи квартальной отчетности из внедряемой информационной системы.;
- провели детальную сверку движений по регламентированному учету в старой системе и новой, зафиксировали и внесли корректировки по отклонениям;
- обучили бухгалтерию использованию новых инструментов и методологии ведения учета в 1С:ERP. Также с 2021 года, изменился учет ТМЦ в эксплуатации: специальные средства производства учитываются теперь как основные средства или запасы, либо признаются расходами. Совместно с бухгалтерией Бутурлиновского ЛВЗ было решено отразить ТМЦ по новым правилам уже в новой системе.
В окончании запуска блока было проведено закрытие трех кварталов в 1С:ERP совместно с бухгалтерией: нашли и исправили все возможные отклонения, что позволило получить аналогичный финансовый результат во внедряемой системе и принять решение о полном отказе от исторической системы 1С:УПП.
При внедрении на каждый блок были разработаны инструкции по работе с объектами системы, с учетом бизнес-процессов предприятия. Организована техническая поддержка запущенных блоков системы, через портал проектной поддержки офиса.
