Описание проекта
Основной целью проекта стало обеспечение единой системы для всех сотрудников клиники: врачей, сотрудников регистратуры и руководства. При этом руководству было важно выстроить работу в гибкой системе с возможностью поэтапного внедрения новых функций и перспективы масштабирования решения.
В целях оптимизации затрат на содержание и развитие учетных систем, было принято решение перенести весь комплекс медицинской и управленческой деятельности в «БИТ.Управление медицинским центром». В качестве партнера по переходу была выбрана компания «Первый Бит», являющаяся разработчиком конфигурации.
Уникальность решения заключается в гибкой настройке конфигурации под задачи и бизнес-процесс клиники. При этом сохранена возможность обновлять ПО одновременно с появлением новых релизов без необходимости последующих дополнительных доработок.
Специалисты полностью ушли от ведения процедур и приемов в excel или сторонних системах, данные об оказанных услугах заносятся в медицинские карты в системе, что позволяет отслеживать нагрузку кабинетов и каждого конкретного сотрудника.
Удалось обеспечить единую рабочую среду для медработников посредствам введения интерактивных форм и графических шаблонов, которые врачи могут использовать в своей деятельности.
Медицинская деятельность
Шаблоны приемов адаптированы под специфику клиники и разделены по направлениям. Разработаны уникальные шаблоны услуг: при проведении косметологических процедур, врачи могут работать с овалом лица пациента прямо в системе на встроенной модели – выделять заранее определенные зоны, над которыми после работают с помощью медицинского оборудования.
В силу отличающейся специфики услуг, для каждого типа разработаны уникальные шаблоны. Так например, в ходе дерматологических, трихологических процедур и удаления татуировок и татуажа используются разные уникальные шаблоны, которые позволяют работать с зонами на теле пациента и прозрачно отражать это в программе простым нажатием на модель в программе.
От зафиксированных в программе зон зависит и стоимость услуг, которая автоматически подсчитывается и отображается в итоговых отчетах. Благодаря доработке удалось обеспечить простой алгоритм оказания услуг и их учет с помощью наглядной визуализации.
Для комплексных услуг, проводимых в течение нескольких процедур, автоматизирован процесс планирования приемов. Теперь плановые приемы бронируются автоматически и отображаются в расписании клиники, что позволяет оперативно информировать пациентов о предстоящих процедурах, управлять нагрузкой врачей, кабинетов и единиц оборудования.
При этом информация о загрузке кабинетов и врачей отражается в отчетах, где занятость специалистов в течение месяца можно отслеживать в процентном соотношении, что позволяет принимать управленческие решения по стимуляции потока пациентов путем формирования специальных предложений и акций на конкретные дни недели или время суток.
Полностью в программу перешел процесс заведения медицинских документов и заполнения медицинских карт. Что позволило сократить время на ввод информации и избежать дублирования данных при обмене информацией с государственными системами, в том числе ЕГИСЗ и реестром МДЛП.
Сегментация клиентской базы
В рамках автоматизации процессов бизнес-аналитики реализована сегментация клиентской базы по типам и количеству трат. В окне программы сотрудник регистратуры может формировать списки клиентов с помощью фильтров по количеству трат, задолженностям и типам заказанных услуг. Это позволяет отправлять рассылки или информировать об акциях конкретные категории пациентов, стимулируя их возвращаемость.
В случаях, когда клиенты не пользуются регулярными комплексными процедурами, для повышения их возвращаемости, реализован функционал листов ожидания.
Лист ожидания – это база клиентов клиники, у которых не назначены регулярные комплексные процедуры и их следующий визит нельзя определить заранее. Это позволяет точечно применять маркетинговые инструменты на конкретную категорию клиентов и избежать их потери.
Регистратура
Для удобства получения пациентом информации о запланированных визитах и уменьшения времени администратора на подтверждение приемов была реализована интеграция с WhatsApp. Сейчас клиника активно использует информационные рассылки и ведет диалог с клиентами напрямую из «БИТ.Управление медицинским центром» путем переписки в личных чатах.
Для повышения качества клиентского сервиса настроена телефония. В результате оптимизированы затраты на реализацию телефонных рассылок, а настроенная сегментация позволила бизнесу определять подход к клиентам в зависимости от их лояльности к бренду клиники и частоты посещения. Благодаря записи звонков стало возможно корректировать работу администраторов и работать на повышение качества сервиса.
Доработана интеграция с мобильным приложением клиники. Информация о записях из приложения автоматически отражается в расписании.
Управленческий учет
Деятельность бухгалтеров, директоров и отдела маркетинга также перешла в программу. Благодаря настроенным формам отчетности и автоматическому алгоритму подсчета заработной платы сотрудники ушли от заполнения и согласования документов в excel, сбор регламентированной отчетности удалось ускорить в два раза.
Автоматизирован блок подсчета заработной платы. Клиника Алины Бухаровой предлагает несколько десятков услуг, которые отличаются по стоимости. В результате от количества выполненных врачом работ зависит и подсчет заработной платы. Теперь, когда учетная система единая, зарплата рассчитывается автоматически и есть возможность прозрачно отслеживать начисления без ручного анализа отчетов по оказанным услугам.
Чтобы окончательно уйти от бумажного документооборота, формы, которые пациенты подписывают при визите в клинику, переведены в электронный вариант и подписываются с помощью планшета. Подписанные документы в режиме реального времени учитываются в системе со статусом «подписано на планшете».
Складской учет
Автоматизирован учет космецевтики. Справочник предлагаемых в клинике препаратов полностью перенесен «БИТ.Управление медицинским центром», настроена интеграция с реестром МДЛП. В результате отпуск препаратов соответствует всем законодательным нормам, а в процессе учета исключена рутинная ручная работа.
Аналитика
Данные о количестве оказанных услуг, нагрузка врачей учитываются во встроенном блоке аналитики. У руководителей клиники появилась возможность оперативно отслеживать востребованность определенных видов услуг, не поднимая бумажные документы.
