Описание проекта
Основным инструментом работы диспетчеров компании «Транслидер» были таблицы Excel. В них вели учет грузоперевозок, базу поставщиков, взаиморасчеты с поставщиками. Стоимость доставки разными видами транспорта также считали в Excel. Ограниченные возможности электронных таблиц не позволяли оперативно отслеживать статусы заказов. На подбор нужного транспорта по заявке логист тратил 1-2 часа. Счета и первичные документы формировали в программе «1С:Бухгалтерия», которая давно не обновлялась.
С ростом заказов работать в разных системах было неудобно и трудоемко. Бухучет изначально передали на аутсорсинг. Ежемесячно данные по продажам в Excel отправляли бухгалтеру, работал он в своей программе. Поэтому перед директором стояли проблемы контроля над ведением бухгалтерского и налогового учета, отсутствия управленческой отчетности и надежности системы в целом. Бухгалтер вручную считал зарплату по сдельной мотивации сотрудникам, а за эту задачу директору «Транс Лидер» приходилось доплачивать отдельно. Руководитель принял решение оптимизировать бизнес-процессы в своей компании обратился в Первый Бит.
Специалисты Первого Бита из Новосибирска предложили оптимальное решение из сборки программ «1С:Бухгалтерия», «1С: Зарплата и кадры» и отраслевая программа «БИТ.Экспедирование Мультимодальные перевозки». Все программы 1С решили разместить на облачной инфраструктуре компании «Первый Бит», благодаря этому сэкономили на покупке серверного оборудования. Настроили обмен между программами и установили 5 рабочих мест для логистов, директора и бухгалтера.
БИТ.Экспедирование ММП является модулем, который работает на платформе 1С:Бухгалтерия. Это отраслевое решение отлично подходит для диспетчеризации сложных мультимодальных перевозок с отправкой сборных грузов и контейнерные перевозки.
Автоматизированное рабочее место диспетчера. Для работы в новой программе, в первую очередь, заполнили необходимые справочники:
- Клиенты;
- Перевозчики;
- Транспортные средства;
- Контейнеры.
При формировании заявки на перевозку программа предлагает диспетчеру подходящие варианты ТС в зависимости от габаритов груза, в том числе позволяет подбирать контейнеры для перевозки морем или железной дорогой. Автоматический подбор сужает поиск и ускоряет сам процесс создания и распределения заявки.
После назначения ТС логист может сформировать из заявки в программе договор на перевозку как с заказчиком, так и с подрядчиком, плюс всю маршрутную документацию. Все документы хранятся в «Заявке на перевозку», и в случае необходимости, их можно быстро найти. Для обмена первичными документами с контрагентами подключили электронный документооборот «1С:ЭДО», что значительно ускоряет подписание документов и все взаиморасчёты по перевозке. Если доставка будет осуществляться несколькими видами транспорта, то в системе можно добавлять этапы перевозки с установленными сроками. В дальнейшем это упростит расчет затрат компании на перевозку. Диспетчер легко рассчитает итоговую сумму доставки, зная ее себестоимость. После отправки груза диспетчер может отслеживать в программе, на каком этапе перевозке груз.Регучет бухгалтер теперь ведет в «1С:Бухгалтерия», где уже есть все данные по продажам за отчетный период, и выгружать их отдельно больше нет необходимости. Специалисты Первого Бита в 1С:ЗУП настроили автоматический расчет зарплаты по сдельной мотивации, и бухгалтеру не нужно тратить на это свое время, а директор при этом экономит. В программе можно сформировать отчеты для руководителя:
- отчет по рентабельности перевозок;
- отчет по взаиморасчетам с поставщиками;
- работая в одном информационном поле, у директора появилась возможность видеть все процессы и принимать верные управленческие решения.
