Описание
К моменту обращения в «Первый Бит» компания PPR Service вела кадровый учет и расчет заработной платы в «1С:Бухгалтерии для Казахстана». По мере роста бизнеса появлялись новые обслуживаемые объекты и расширялся штат инженерных и технических специалистов. Стало очевидно, что текущая система не справляется, для эффективного управления персоналом и расчета заработной платы требуется специализированное решение.
Основной сложностью было то, что кадровые процессы и расчеты велись прямо в бухгалтерской системе. А она заточена под финансовый учет, а не под управление персоналом.
Особенно непросто было с инженерами и техническими специалистами: сменные графики, дежурства, выезды на объекты, переработки. Добавить сюда отпуска, исполнительные листы, налоговые вычеты и отсутствие HR-аналитики. Все это требовало ручной работы, а подготовка документов превращалась в долгий и рутинный процесс.
Руководству компании было важно сохранить накопленные данные по техническим специалистам, обеспечить непрерывность расчетов по объектам и сменам, организовать удобное взаимодействие между кадровой службой, производственными руководителями участков и бухгалтерией.
Для решения этих задач было принято решение о переходе на специализированную систему «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана 3.1». Специалисты «Первого Бита» выполнили поэтапный перенос данных и настройку взаимодействия между кадровым и бухгалтерским учетом.
Перенос кадровых данных и истории расчетов
В новую систему перенесли данные по сотрудникам, физическим лицам, подразделениям, должностям, трудовым договорам, исполнительным листам, заявлениям на налоговые вычеты. Также выгрузили сведения по плановым начислениям, остаткам отпусков, взаиморасчетам с сотрудниками, обязательствам перед государственными фондами и данные для расчета среднего заработка за последние 12 месяцев.
Это позволило компании начать работу в специализированной системе без повторного ввода информации по сотрудникам и продолжить расчет зарплаты без остановки текущих процессов.
Настройка учета отпусков и расчетов с персоналом
В системе настроили учет ежегодных отпусков и компенсаций. Автоматически считается расчет заработной платы, экологические выплаты и другие начисления по всем категориям персонала. Загрузили остатки отпусков и историю их использования, а также правила расчета среднего заработка с учетом различных графиков работы.
Корректный перенос данных обеспечил точный расчет отпускных, компенсаций при увольнении и других выплат, зависящих от среднего заработка. Кадровая служба получила единый инструмент для контроля отпусков и подготовки необходимых документов по каждому сотруднику.
Настройка взаимодействия кадрового и бухгалтерского учета
Между «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» и «1С:Бухгалтерией для Казахстана» настроен автоматический обмен данными.
Информация по начисленной заработной плате и другим расчетам передается в бухгалтерию автоматически. Это исключило дублирование операций и повысило точность учета затрат на персонал по объектам и направлениям деятельности. Подготовка обязательной и внутренней отчетности стала занимать значительно меньше времени.
Индивидуальные кадровые документы на русском и казахском языках
С учетом внутренних требований компании и специфики работы на объектах были разработаны и внедрены индивидуальные формы кадровых документов: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и другие документы, используемые в ежедневной работе кадровой службы.
Документы формируются автоматически на основании данных сотрудника, доступны на русском и казахском языках и соответствуют корпоративным стандартам компании. Кадровые процедуры стали выполняться быстрее, а риск ошибок при оформлении документов был сведен к минимуму.
Облачная реализация в 1C:Fresh
Проект реализован в облачном сервисе 1C:Fresh. Сотрудники могут зайти в систему из офиса, диспетчерских пунктов и других рабочих локаций через интернет. Компания отказалась от затрат на собственную серверную инфраструктуру и получила современную систему с автоматическими обновлениями, резервным копированием данных и стабильным доступом к информации.
