Описание проекта
В связи с ростом объёмов продаж, руководство компании «Arseo» приняло решение автоматизировать торговый учёт, аналитику и взаимодействие с клиентами. До обращения в «Первый Бит» большинство процессов велось вручную, за исключением бухгалтерского учёта — он уже вёлся в «1С:Fresh Бухгалтерия для Казахстана».
Продажи и складской учёт велись в Excel. Выездные менеджеры, находясь у клиента, не имели доступа к актуальным остаткам на складе и зачастую уточняли наличие товаров через WhatsApp или звонки кладовщику. Заявки на товары формировались на ходу — на бумаге или в заметках на телефоне — и позже вручную переносились в Excel. Это создавало серьёзные риски потерь и ошибок: дубли, пересортица, несоответствие цен, отсутствие остатков к моменту отгрузки.
Приём оплаты также фиксировался вручную, а документы оформлялись постфактум в офисе — из-за этого часто терялась связка между заказом, оплатой и отгрузкой. Информация о клиентах и истории взаимодействия нигде централизованно не хранилась. Собственнику бизнеса приходилось связываться с каждым сотрудником лично, чтобы понять текущую ситуацию: кто, что, когда и кому продал.
Одним из ключевых требований заказчика было обеспечение удалённого доступа: собственник часто находится в разъездах, а менеджеры работают с ноутбуков, перемещаясь по городу.
Специалисты «Первого Бита» предложили внедрение системы «1С:Управление торговлей для Казахстана», размещённой в облачном 1С:Хостинге. Это обеспечило безопасную работу с любой точки — офис, дом или выезд к клиенту.
Была проведена комплексная автоматизация:
Автоматизация продаж
Теперь выездные менеджеры работают прямо в 1С: формируют заявки, видят актуальные остатки, фиксируют оплату и оформляют реализацию на месте. За счёт этого устранены задержки и ошибки, связанные с ручной обработкой.
Учёт закупок и складской контроль
Настроен автоматический расчёт потребности в закупках. Кладовщик работает в одном интерфейсе: контролирует приходы, остатки, перемещения. Заказ поставщику теперь формируется в один клик.
Разукомплектация и подарочные наборы
Реализована функция сборки комплектов и акционных наборов (например, "набор ассорти"), что особенно актуально в период промо-акций. При этом складской учёт по позициям сохраняется.
Работа с номенклатурой и доступами
Весь справочник товаров приведён к единому формату. Установлены роли: кладовщик, менеджер, бухгалтер — каждый видит только нужную ему часть системы.
Интеграция Управление торговлей с 1С:Бухгалтерия для Казахстана
Обеспечен двусторонний обмен данными: информация о реализациях, оплатах, накладных автоматически передаётся в бухгалтерскую базу. Устранена необходимость повторного ввода.
Контроль сроков ЭСФ
Подключено расширение, которое контролирует сроки выставления ЭСФ — система подсвечивает "горящие" документы, позволяя избежать штрафов за просрочку.
Финансовая аналитика
Для собственника и бухгалтера была настроена удобная система отчётности:
- Контроль оплат, кассы, долгов;
- Анализ прибыли по товарам, клиентам и направлениям;
- Оборотно-сальдовые ведомости и Z-отчёты.
Чтобы собственник и бухгалтер могли быстро принимать решения, специалисты настроили в системе финансовую аналитику:
- Учёт поступлений и оплат, контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
- Отчётность по прибыли и марже — детализация по клиентам, направлениям и товарам;
- Оборотно-сальдовые отчёты, контроль кассовых операций и учёта денежных средств;
- Аналитику по продажам: по складам, регионам, менеджерам, видам продукции;
- Контроль рентабельности — какая группа товаров или клиент приносит больше прибыли.
