Описание проекта
Документооборот компании ООО «Миларин» велся на бумаге, обмен документами осуществлялся на физических носителях или документы пересылались по электронной почте. С учетом востребованной деятельности компании, большим потоком клиентов и особенностей процессов, оформление и согласование документов на бумаге занимало много времени и было трудоемким – документ вручную передавался из отдела в отдел для согласования. Для исключения существующих недостатков присущих бумажному документообороту руководство Заказчика, приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.
Среди задач в качестве приоритетной был выделен перевод в электронный формат обработки договоров и договорной документации. Систему электронного документооборота было принято построить на базе решения «1С Документооборот».
Заказчиком была поставлена задача в течении одной недели обеспечить возможность осуществлять договорную деятельность компании в новом программном продукте.
Систему решили внедрять по экспресс-технологии, в ходе которой за неделю проводился анализ исходных данных и производилась настройка и запуск продукта в промышленную эксплуатацию. Автоматизацию начали с договоров с поставщиками, дополнительными соглашениями к ним и протоколами разногласий.
Дополнительно был скорректирован и настроен бизнес-процесс создания и обработки служебных записок, а также процесс подготовки и подписания приказов. По итогу внедрения в «1С:Документооборот» были настроены все запланированные бизнес-процессы обработки указанных документов. Также для договоров и дополнительных соглашений настроили автозаполнение шаблонов, что позволило стандартизировать формат договорных документов и минимизировать ошибки ручного ввода данных.
В завершении проекта проведено обучение ответственных за документы пользователей и администратора системы, что позволило создать условия для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов и сокращения издержек за счет внедрения системы электронного документооборота.
