Автоматизация оперативного и складского учёта на производственном предприятии с помощью «1С:Комплексная автоматизация». Кейс завода «Гефест»

Программа для производственного учёта на заводе отсутствовала. Регламентированный учёт и отчётность вели в программе «1С: Бухгалтерия ПРОФ». Новых клиентов оформляли в Битрикс 24, там же фиксировали всю информация по сделкам. Большая часть работы выполнялась и хранилась в Excel, а именно:

• складской учёт;
• расчёт необходимого количества материалов для производства;
• сведения по закупаемой продукции в разрезе поставщиков и так далее.

Количество клиентов компании с каждым годом увеличивается. Оборот продукции растёт. Управлять производством и контролировать выполнение договорных обязательств с заказчиками и поставщиками становилось сложнее. В итоге – большое количество таблиц Excel и отсутствие автоматизированного контроля производства. Поэтому руководством компании было принято решение приобрести программу для ведения оперативного учёта для сокращения издержек и оптимизации работы производства. Представители компании обратились в офис на Кожевенной Первого Бита в Краснодаре.

Для решения поставленных задач была выбрана программа «1С:Комплексная автоматизация 8». Её функционал позволяет рассчитывать себестоимость, отслеживать актуальные остатки на складах в момент формирования заказа, имеет функцию резервирования остатков и блок производства. Программа полностью подходит для ведения бизнеса завода.

Для выполнения всех поставленных задач, работа осуществлялась в несколько этапов. Первый заключался в аудите и моделировании. Технические специалисты составили блок-схему, в которой описали все бизнес-процессы компании. По окончанию аудита специалисты настроили функционал программы под процессы организации.

В ходе моделирования были выявлены бизнес-процессы, решаемые типовым функционалом, а также найдены точки разрыва. Под точками разрыва предполагалось несоответствие стандартного функционала программы «1С:Комплексная автоматизация 8» организационным процессам клиента. Поэтому специалисты были вынуждены дорабатывать программу.

Одна из необходимых для организации задач в новой системе – это фиксация информации по работе с поставщиками. При продаже производимой продукции важную роль имеет понимание рентабельности сделки. Для оценки рентабельности необходимо знать закупочную стоимость материалов, из которых производится партия. Поэтому очень важно учитывать поставщика, поставляемую им партию товар и закупочную цену. Поскольку типовой функционал программы не предоставлял такой отчёт, специалисты компании «Первый Бит» доработали его самостоятельно. Для этого им понадобилось внести изменения в справочник серий и адаптировать работу с документами приёмки товаров. Теперь при планировании выпуска продукции можем сразу указывать какие именно материалы и от какого поставщика планируется использовать под ту или иную партию, а также отследить у кого именно закупался материал в случае выявления дефектов.

Другая доработка была сделана в справочниках «Договоры и соглашения». При работе с клиентами завод заключает договор, в котором прописываются сведения об обоих сторонах, а также порядок расчёта. Помимо договора с клиентом заключается ряд соглашений, в которых могут быть указаны этапы оплат, способы отгрузки или индивидуальные виды цен на определённые позиции. В программе этот процесс выглядит иначе. При регистрации заказов клиентов «1С:Комплексная автоматизация 8» требует сначала создать соглашение, а затем договор. При этом соглашения и договоры никак между с собой не взаимосвязаны. Из-за этого был риск, что при создании этих документов менеджеры будут допускать ошибки и подвязывать к договорам неверные соглашения. Для того чтобы не допустить неверное указание соглашения, которое влияет на индивидуальные виды цен и этапы отгрузки или не выбрать неверный договор, который влияет на порядок взаиморасчетов было принято решение доработать справочник «Соглашения с клиентами». В него добавили новый реквизит, отвечающий за договор, которому соответствует данное соглашение. Таким образом при выборе соглашения необходимо включать отбор, который показывает соглашения, соответствующие нужному договору. Так каждому договору будет соответствовать своё соглашение, и менеджеры не будут допускать ошибок при заведении этих документов.

По окончанию моделирования и внесения доработок программа была готова к внедрению. Для этого специалисты создали новую чистую базу, перенесли в неё настройки, поставили доработки и распределили права доступа между сотрудниками в зависимости от обязанностей. После этого начался процесс заполнения справочников: «Справочник номенклатуры», «Справочник сотрудников», «Банковские счета» и «Контрагенты». На этом этапе технические специалисты провели обучение для сотрудников компании. По окончанию обучения в программу ввели начальные остатки.