Описание проекта
До старта проекта компания вела регламентированный учет в системе «Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом», отражающей специфику процессов НПФ, а также 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.
Функция управленческого учета не была автоматизирована. Отсутствовала возможность верификации факта согласования конкретных версий расходов и обеспечения требуемых в компании функций учета принятых ответственными лицами решений. Кроме того, процедура согласования реестров платежей, заявок на расход ДС выполнялась на бумажных носителях, что существенно замедляло скорость процессов.
Для внедрения была выбрана методология разработки Waterfall, которая предусматривает последовательное выполнение этапов проекта.
Внедрена информационная система БИТ.Финанс.Управленческий учет и реализована интеграция с программой Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом.
Рассматривалось два варианта построения архитектуры проекта:
- С отдельными базами регламентированного и финансового учета с обменом необходимыми данными;
- Объединение контуров регламентированного и финансового учета в единой базе.
По результатам переговоров было принято решение о внедрении архитектуры по варианту 1 (с раздельными базами регламентированного и финансового учета), ввиду необходимости регулярного обновления базы регламентированного учета заказчика, что позволит минимизировать затраты на последующее сопровождение информационных систем.
Для сравнения запланированных и фактически произведенных оплат по заявкам создан отчет «План-фактный анализ заявок на расходование средств» (раздел «Казначейство»).
Отчет показывает, какие заявки и в какой сумме были оплачены за выбранный период (оплата по заявке), автоматически рассчитывается отклонение между запланированными и фактическими суммами расходов. Выполнена доработка по автоматизации согласования документов с использованием ЭЦП.
Так, например, созданные документы «Реестр платежей» проводятся ведущим специалистом отдела бюджетного планирования, после чего автоматически передаются на подписание финансовому и генеральному директорам.
Запущены процессы инициации и согласования документов для порядка 50 пользователей НПФ.
При проведении документа «Заявка на расходование ДС» документ автоматически принимает статус на «На согласовании» и стартует процесс согласования документа.
Этапы согласования заявок зависят от группы статей и наличия договора:
- Если заявка создана на основании графика платежей по договору, то после проведения Заявки инициатором документ попадает на согласование в ФД.
- Если заявка создается не по договору (по счёту без договора), то после проведение Заявки инициатором требуется дополнительное согласование руководителя департамента/ответственного подразделения.
Маршрут согласования заявок зависит от вида операции/статьи оборотов.
Уникальность проекта заключалась в распределении процессов между двумя системами: БИТ.Финанс в части управленческого учета и «Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом» в части регламентированного учета и исполнения платежей.
Распределение процессов привело к необходимости реализации интеграции между базами силами двух команд – заказчика (со стороны Ортикон) и исполнителя (со стороны БИТ.Финанс).
Кроме того, бухгалтерский и налоговый учет в НПФ строго регламентируются, НПФ также имеет свой план счетов, отличный от прочих коммерческих организаций. Специфичность регламентированного учета не позволяет объединять его в единой базе с управленческим, чтобы сохранить возможность получения оперативных обновлений при изменении законодательства.
Еще одна особенность проекта заключается в том, что заказчик является негосударственным пенсионным фондом и нами реализован первый проект автоматизации в этой отрасли на базе продукта БИТ.Финанс.
