Управление автопарком связано с большим количеством регулярных операций: необходимо контролировать автомобили и водителей, оформлять путевые листы, следить за сроками документов и технического обслуживания, учитывать ремонты и расходы. При разрозненном учете в таблицах и документах руководителю сложнее оперативно контролировать состояние автопарка и оценивать эффективность его работы.
«1С:Рейтинг Автотранспортное предприятие» позволяет организовать основные процессы управления автопарком в единой системе на базе «1С:Бухгалтерии для Казахстана». В этой статье покажем функционал решения на примере интерфейса программы — от учета автомобилей и водителей до путевых листов, ремонтов и анализа прибыльности машин.
Управление автопарком в одной системе
После подключения решения 1С:Рейтинг Автотранспортное предприятие в «1С:Бухгалтерии для Казахстана» появляются дополнительные разделы для работы с автотранспортом.
В разделе «Машины» можно вести единый учет автомобилей и распределять их по автопаркам и категориям: грузовые, легковые, автобусы, специальная техника и другие.
Здесь же хранятся основные характеристики каждой машины:
- государственный номер;
- гаражный номер;
- марка автомобиля;
- вид машины;
- принадлежность к автопарку;
- вариант учета — аренда или ОС.
Такой подход позволяет собрать информацию об автопарке в одном месте и использовать ее при дальнейшей работе с путевыми листами, техническим обслуживанием и ремонтами.
Контроль документов на автомобили
Для транспортного предприятия важно не только знать, какие автомобили находятся в автопарке, но и своевременно контролировать обязательные документы.
В системе можно вести страховые полисы, талоны технического осмотра, информацию об огнетушителях и другие документы. Для них учитываются сроки действия.
Отдельный отчет помогает быстро определить, по каким автомобилям необходимо принять меры: просроченные действия отображаются красным цветом.
Это помогает ответственным сотрудникам своевременно отслеживать документы по автопарку и снижает риск пропуска важных сроков.
Техническое обслуживание и контроль пробега
В программе предусмотрен учет технических осмотров транспорта. Для автомобиля можно настроить норматив по выработке, а данные о пробеге получать по результатам оформленных путевых листов.
На основании этих данных система помогает определить необходимость прохождения технического обслуживания.
В результате техническое обслуживание можно планировать с учетом фактической эксплуатации автомобиля, а не вести контроль пробега отдельно в таблицах.
Учет водителей
Работа с автопарком включает и управление водителями. В системе водителей можно закреплять за конкретным автопарком, колонной или автомобилем.
Также предусмотрен расчет заработной платы водителей — по часам, окладу или сдельно от стоимости выполненных работ. Полученные данные передаются в «1С:Бухгалтерию для Казахстана» для дальнейшего начисления заработной платы.
Таким образом, сведения об эксплуатации транспорта и данные по водителям могут использоваться в едином учетном процессе.
Путевые листы: от планирования рейса до его выполнения
Один из ключевых процессов автотранспортного предприятия — оформление и контроль рейсов.
В разделе «Планирование и выполнение работ» по каждому рейсу формируется путевой лист. В нем указываются:
- водитель;
- автомобиль;
- дата выезда;
- маршрут;
- пробег.
По маршрутам можно анализировать рейсы, пробег, расходы и доходы.
Для контроля работы с путевыми листами используются статусы, например: «Создан», «Выполнен», «Получен», «Сдан» и другие.
Это позволяет видеть, на каком этапе находится документ, и контролировать прохождение путевого листа по процессу.
При необходимости путевой лист можно распечатать.
Товарно-транспортные накладные
Для оформления перевозок в системе предусмотрена работа с товарно-транспортными накладными.
ТТН можно создавать на основании документов реализации и затем распечатывать.
Это позволяет связать оформление перевозки с операциями, которые уже отражены в учетной системе.
Учет обслуживания и ремонтов автомобилей
Еще один важный блок для транспортного предприятия — обслуживание и ремонт техники.
В системе можно вести учет технического обслуживания и ремонтов автомобилей, а также создавать заявки на ремонт.
Если на предприятии работают собственные механики, по заявкам можно учитывать их выработку. Кроме того, система позволяет учитывать затраты на запасные части, используемые при ремонте.
В результате информация о ремонте, запчастях и затратах может быть связана с конкретным автомобилем.
Какие автомобили приносят прибыль?
Для руководителя важно понимать не только техническое состояние транспорта, но и его финансовую эффективность.
В программе предусмотрена аналитика в разрезе автомобилей. По каждой машине можно увидеть доходы, расходы и итоговый финансовый результат — прибыль или убыток.
Такая аналитика помогает оценивать эффективность использования автопарка и видеть, какие автомобили работают с положительным финансовым результатом, а какие требуют дополнительного внимания.
Что в итоге получает автотранспортное предприятие
«1С:Рейтинг Автотранспортное предприятие» позволяет объединить в одной системе основные процессы работы с автопарком:
- учет автомобилей и их характеристик;
- распределение машин по автопаркам и категориям;
- контроль документов и сроков их действия;
- планирование технического обслуживания;
- учет водителей;
- расчет оплаты труда водителей;
- оформление и контроль путевых листов;
- учет маршрутов и пробега;
- оформление товарно-транспортных накладных;
- учет ремонтов и запасных частей;
- учет работы механиков;
- анализ доходов и расходов по автомобилям;
- оценку прибыльности и убытков по автопарку.
Главное преимущество такого подхода — данные об эксплуатации транспорта, техническом состоянии и затратах не существуют отдельно друг от друга. Они используются в едином процессе, что дает сотрудникам более удобный инструмент для ежедневного учета, а руководителю — возможность контролировать эффективность автопарка на основе актуальных данных.
Запросите демонстрацию программы автотранспортного предприятия и узнайте, какие процессы автопарка можно автоматизировать в вашей компании.
